Бізнес і Економіка

Зразок типової інструкції архіваріуса

Зразок типової інструкції архіваріуса

Посада співробітника архіву називається архіваріус. Головним завданням фахівця цієї сфери є налагодження роботи самого архіву та обігу документації в нім. Такі професіонали потрібні скрізь, де є великий обіг офіційних паперів, особливо в організаціях, пов 'язаних зі страхуванням, фінансами, і зокрема на державних підприємствах. Головним документом, на який повинен посилатися новий співробітник, є посадова інструкція архіваріуса.

Загальні положення

Прийняти або звільнити з посади архіваріуса може лише керівник підприємства. Причому в першу чергу він повинен посилатися на чинне законодавство країни. В інструкції має бути вказана особа, яка є безпосереднім начальником фахівця, який обіймає цю посаду.


Щоб працювати архіваріусом, людина повинна отримати початкову професійну освіту, і тоді її можуть прийняти на посаду навіть без досвіду роботи в цій сфері. Є варіант, що роботу отримає людина з середньою або загальною освітою, але тоді вона повинна отримати спеціальну підготовку в цьому напрямку. Досвід роботи на цю посаду необов 'язковий.

Що повинен знати

Посадова інструкція архіваріуса підприємства передбачає, що у співробітника повинні бути певні знання: він зобов 'язаний вивчити нормативні акти, інструкції та весь перелік правових документів, що стосуються ведення справ в архіві в даній організації. Крім того, він повинен знати, як зберігати, використовувати документи, а також за якими стандартами їх приймати і здавати. У його знання повинна входити єдина державна система діловодства. Крім цього, він зобов 'язаний розуміти, як складаються описи документів, які з них потрібно зберігати постійно, а які - лише тимчасово, і до того ж складати акти щодо їх знищення.

Посадова інструкція помічника архіваріуса передбачає, що він повинен знати, як оформляються справи, за якими правилами їх готують для подальшого використання і збереження, як ведеться облік і складається звітність на підприємстві. Ця людина повинна розуміти структуру компанії, де вона працює, а також правила використання обладнання і всіх технічних засобів, необхідних для виконання роботи в архіві. Крім того, він зобов 'язаний знати всі внутрішні правила і закони організації, включаючи охорону праці, пожежну безпеку, розпорядок та інше.

Обов "язки

Посадова інструкція архіваріуса бюджетної установи передбачає, що вона повинна виконувати певні функції: здійснення робіт, що належать до архівної справи, збереження документації, яка надходить до архіву, реєстрація документів, що надійшли, розробка номенклатури та перевірка правильності оформлення справ перед здачею до архіву. Якщо є така необхідність, то він шифрує одиниці зберігання, проводить систематизацію розміщення справ і заносить їх до реєстру.

Посадова інструкція архіваріуса медичного закладу передбачає, що він повинен проводити підготовку зведених описів збереженої документації, розподіл її на тимчасові та безстрокові одиниці. Він повинен вести облік і своєчасно знищувати документацію, термін зберігання якої вже закінчився, а також розробити систему, за якою можна буде просто і швидко знайти потрібний документ.

Інші функції

Крім того, його посадові обов 'язки вимагають присутності при проведенні експертиз на наявність цінності документів для науки і не тільки. Він повинен стежити за тим, щоб документи залишалися в збереженні, при необхідності проводити відновлювальні роботи з ними. Також цей фахівець стежить за тим, щоб у приміщенні архіву були всі необхідні умови для нормального зберігання документів.


Архіваріус повинен стежити за виконанням правил протипожежного захисту, а також використовувати сучасні технічні засоби для роботи з документами. Він зобов 'язаний за запитами співробітників і відвідувачів організації видавати копії або оригінали архівної документації, складати довідки, використовуючи наявні в архіві відомості, а також готувати звіти про свою роботу.

Права

Посадова інструкція медичного архіваріуса передбачає, що у нього є певні права. Він може запросити і отримати документи, які стосуються його трудової діяльності. При необхідності може співпрацювати з фахівцями з інших підрозділів підприємства або з інших організацій, якщо це допоможе йому у вирішенні його компетентних питань. Якщо є така необхідність, то він може представляти інтереси своєї компанії в інших організаціях з будь-яких питань, які безпосередньо стосуються роботи архіву.

Відповідальність

Посадова інструкція архіваріуса передбачає, що він несе відповідальність за невиконання своїх обов 'язків і неякісну роботу, за надання неправдивої або спотвореної інформації про зроблені завдання, за відмову від виконання доручень начальства.

Крім того, він відповідальний за ситуації, якщо були виявлені правопорушення, порушення техніки безпеки або інші дії, що загрожують нормальній діяльності підприємства, і співробітник не повідомив про них і не вжив жодних заходів щодо усунення проблеми. Архіваріус несе відповідальність за порушення норм трудової дисципліни.

Умови роботи

Посадова інструкція архіваріуса передбачає, що керівництво організації має визначити години його роботи відповідно до трудового законодавства. За виробничої необхідності компанія повинна забезпечити йому робоче місце з урахуванням усіх норм і стандартів, а також усе необхідне для здійснення виїздів на відрядження, у тому числі місцевого значення. Також він має право підписувати документи, що входять до його компетенції.

Ув 'язнення

Головним документом, на який повинен покладатися фахівець, прийнятий на цю посаду, є посадова інструкція архіваріуса. Незалежно від того, в якій саме організації він працює, права, обов 'язки, функції і знання практично збігаються і можуть змінюватися залежно від потреб конкретного підприємства і того, які саме завдання керівний склад покладає на своїх співробітників.

Така робота передбачає уважність, посидючість, знання правил збереження важливих паперів, знання з оцінки цінності тих чи інших документів, а також вміння систематизувати, швидко знаходити і шифрувати документи. Також важливим фактором є робота з людьми, адже професія архіваріуса передбачає видачу та прийом різної документації, перевірку правильності її складання та справжності. Тільки уважна людина, готова працювати з великим обсягом інформації і представляти інтереси компанії в інших організаціях, зможе правильно і надійно виконувати трудові обов 'язки на цій посаді.


Image

Publish modules to the "offcanvas" position.