Бізнес і Економіка

Як правильно заповнювати авансовий звіт

Як правильно заповнювати авансовий звіт

Всі співробітники, які отримують грошові кошти в підзвіт, зобов 'язані знати, як заповнити авансовий звіт правильно. Тому бухгалтер повинен допомогти при заповненні бланків, а не робити все сам за співробітника.


Складається авансовий звіт особисто співробітником в одному екземплярі. Заповнюється бланк авансового звіту з двох сторін. На лицьовій стороні треба написати назву підприємства, відділ організації, дату заповнення, ПІБ, посаду і вказати, на які цілі отримані і були витрачені кошти, видані йому в підзвіт. Вказується кількість первинних документів та доданих аркушів до звіту.


У табличній частині бланка вказують отриману суму, відображають залишок або перевитрату. На оборотній стороні перераховують у хронологічному порядку всі підтверджуючі документи із зазначенням сум витрат. Підводиться підсумкова грошова сума і ставиться особистий підпис. До бланку прикріплюються оригінали всіх документів. Практичніше наклеїти документи на аркуш А4 і пронумерувати їх.

У разі, якщо доданих документів виявилося більше, ніж рядків, до авансового звіту прикладають кілька бланків оборотних сторін звіту і на кожному зверху роблять напис "продовження авансового звіту № _ _ _ _ _ від ____, ПІБ".

Бухгалтер робить записи на бланку із зазначенням кореспондуючих рахунків, сум і реквізитів касових ордерів, за якими остаточно розраховуються зі співробітником.

Далі в бухгалтерії роблять відмітку про перевірку звіту, стверджують суму, ставлять дату. Розписується бухгалтер і головний бухгалтер підприємства, потім подають на затвердження керівнику. Після затвердження авансовий звіт проводять у бухгалтерії, залишок грошей вноситься до каси за прибутковим касовим ордером, а сума перевитрати видається на руки співробітнику за видатковим касовим ордером або перераховується на його рахунок за зарплатним проектом.

Співробітник може сам написати заяву з проханням утримати з його заробітної плати суму залишку, або за рішенням керівництва це може бути зроблено в разі не повернення грошей протягом місяця після закінчення термінів розрахунку.

Готівкові гроші з каси можна видавати в підзвіт тільки тим співробітникам, з якими укладено трудовий договір і які відзвітували повністю за попередні суми. Спочатку працівник власноруч пише заяву з проханням видати йому необхідну суму грошей, вказує цілі витрати і ставить особистий підпис. Керівник затверджує суму, встановлює терміни видачі коштів та надання звіту, ставить дату і підпис. Після цього бухгалтер має право видавати грошові кошти в особистий підзвіт працівнику.


Передавати грошові кошти стороннім не можна. Звіт про гроші, які витрачені, треба надавати протягом трьох робочих днів після встановленого керівником терміну. Поясню на прикладах:

1.После повернення з відрядження треба заповнити авансовий звіт, принести до бухгалтерії проїзні документи, відрядне посвідчення, страховку на поїздку, багажні квитанції, чек на попередній продаж квитків, квитанції про оплату за номер у готелі або договір найму житла у фізичної особи. Все це - не пізніше трьох робочих днів після закінчення поїздки.

2. У разі придбання ТМЦ для підприємства або оплати за послуги або оренду до авансового звіту прикладаються товарні чеки, акти закупівлі на ринку, договори купівлі-продажу, чеки ККА, рахунки - фактури, товарні накладні не пізніше трьох діб з дня відвантаження товару або оплати за послуги.

3.Поштові витрати та переговори підтверджуються квитанціями, рахунками-фактурами, паперовими чеками.

Авансовий звіт надається після витрати заздалегідь виданих грошей як аванс. Цілі призначення можуть бути різні:

1.господарські потреби

2.поштові витрати


3.відрядні витрати

4. нотаріальні дії

При відшкодуванні витрат працівників за поїздку у відрядження за особистий рахунок, авансовий звіт не складається. На підставі наказу керівника про відрядження та звітних документів, бухгалтерія перераховує або видає готівку в повному обсязі витрачених коштів. Жодної заяви від співробітника при цьому не потрібно.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.