Необхідність створення відділу праці та заробітної плати (ОТіЗ) виникає не на кожному підприємстві і не відразу. Як визначити ступінь потреби у створенні нової структури, які завдання мають бути вирішені в процесі побудови та роботи даного відділу?
Можна замінити?
Часто функціонал ОТіЗ розподіляється між відділом кадрів і бухгалтерією. Багато підприємців-початківців не бачать користі в створенні додаткової структури. Пояснюють це низькою чисельністю персоналу і невеликими масштабами підприємства. Але завдання, що вирішуються силами даного відділу, досить специфічні. Необхідність у подібних фахівцях рано чи пізно з 'явиться. Тому дуже важливо організувати роботу грамотно з самого початку.
Для чого створювати відділ
Визначимося із завданнями створюваного відділу. Як у будь-якій управлінській структурі, вони повинні вирішувати 4 завдання менеджменту і формулюватися, виходячи з них.
Аналіз:
- визначення напряму для вдосконалення систем і форм преміювання та оплати праці;
- удосконалення систем нормування через аналіз існуючих на підприємстві.
Планування:
- планування всіх складових процесу праці та заробітної плати;
- визначення рентабельності використання трудових ресурсів.
Організація:
- організаційні заходи щодо побудови процесів праці та систематизування заробітної плати;
- створення та впровадження систем і форм стимулювання та мотивації;
- управління витратами на персонал.
Контроль:
- витрачання бюджету;
- над дотриманням законодавчих норм.
Приклади взято з Положень про організацію ОТіЗ різних підприємств, у них зібрані основні моменти, що заслуговують на увагу. Всі ці завдання відділу праці та заробітної плати можна розподілити за трьома напрямками:
- Нормування праці.
- Робота з бюджетом на всіх етапах.
- Законодавча складова.
Конкретний перелік і формулювання підбирається для кожного підприємства, з урахуванням специфіки.
У чому полягає робота відділу
Ефективне вирішення завдань неможливе без ретельно прописаного функціоналу. Він визначається, спираючись на особливості структури, виробничого та адміністративного процесів у вашій компанії.
За основу можна взяти приблизний функціонал ОТіЗ.
Нормування праці:
- розроблення та впровадження в практику норм витрат праці на всіх ділянках виробництва та підприємства в цілому, а також структурування їх на рівні всіх підрозділів, відділів;
- аналіз якості та ефективності впроваджених норм і регламентів;
- контроль за виконанням норм і нормативів.
Організація праці:
- розробка раціональних форм оплати праці та режимів роботи;
- розробка системи з підвищення результативності використання робочого часу;
- контроль над виконанням штатної дисципліни.
Організація заробітної плати:
- вдосконалення прийнятих на підприємстві норм і систем оплати праці (ВТО);
- створення положень про стимулювання та преміювання;
- контроль над відповідним застосуванням тарифних ставок, надбавок, коефіцієнтів, доплат;
- розробка системи грейдування.
Режим та умови роботи і відпочинку:
- розробка і планування виробничого календаря;
- впровадження оптимальних сучасних режимів праці та відпочинку;
- впровадження системи раціональної, з сучасної точки зору, організації праці.
З цього прикладу можна вибрати найбільш відповідні, або на його основі створити свій перелік і визначити, які функції відділ праці та заробітної плати буде виконувати.
Відділ всередині підприємства
Завдання і функціонал визначені. Але для їх виконання не зайвим буде чітко продумати процеси взаємодії відділу праці та заробітної плати на підприємстві з іншими підрозділами. Вирішити, що кому і хто повинен, краще "" на березі "" - це допоможе уникнути конфліктів, перетину функціоналу і зіткнення інтересів
|
Бухгалтерія |
|
|
Надає |
Отримує |
|
дані про фактично нараховану заробітну плату |
план використання ФМП |
|
дані про витрачання бюджету фонду матеріального заохочення (ФМП) |
положення про преміювання з ФОТ і ФМП |
|
дані про виплати понад ФОТ |
|
|
Функціональні відділи |
|
|
Надають |
Отримують |
|
обґрунтовані норми витрат часу |
консультації з трудових питань |
|
проект ШР |
положення про преміювання |
|
план заходів щодо раціоналізації праці |
затверджене ШР |
|
Планово-економічний відділ |
|
|
Надає |
Отримує |
|
планові показники, встановлені на підприємстві на рік, квартал з розбивкою по місяцях |
затверджене ШР |
|
всі налаштування та зміни плану |
розрахунок норм витрат праці |
Побудова відділу
Починати роботу треба з головного, визначити - хто буде вирішувати поставлені завдання і виконувати необхідний функціонал. Як вже зазначалося раніше, їх можна розподілити між існуючими підрозділами і фахівцями - відділом кадрів і бухгалтерією. У цьому випадку посадові інструкції будуть розширені на додатковий функціонал, а суміщення посад оформляється належним чином.
Другий варіант - залучення спеціалізованої компанії на умовах аутсорсингу.
Якщо масштаби підприємства значні, і є великі виробничі підрозділи, то найкращий спосіб вирішення проблеми - створення власного відділу. Оформляється це окремим документом - Положенням про відділ праці та заробітної плати.
У цьому випадку необхідно визначитися з числом співробітників і структурою. Ґрунтуючись на чисельності персоналу і специфіці компанії, розрахувати штат необхідних для відділу праці та заробітної плати співробітників. Керівник відділу призначається наказом і перебуває в підпорядкуванні в одного з управлінців вищої ланки компанії.
Відділ праці та заробітної плати може мати у складі структурні підрозділи, якщо їх необхідність диктується обсягом передбачуваних робіт. Наприклад:
- група організації праці;
- група нормування;
- група планування;
- група управління проектами.
Розподіл функціоналу між підрозділами здійснюється керівником відділу.
Яких підібрати співробітників
Вимоги до кандидатів на посади ОТіЗ обумовлені функціоналом.
На позиції керівника перевага надається профільній професійній освіті - економічній. Обов 'язково повна вища освіта (магістр, спеціаліст), проходження програм підвищення кваліфікації та додаткової професійної перепідготовки в напрямку нормування та оплати праці. Досвід роботи на великому підприємстві (від 200 осіб, як правило) також обов 'язковий.
Необхідні знання та досвід практичного застосування в наступних галузях: законодавчі, правові та нормативні акти; трудове законодавство РФ; економіка праці; кваліфікаційні характеристики професій; методики з організації праці; порядок розробки планів із заробітної плати та праці; системи тарифікації; передовий досвід організації, мотивації та управління персоналом.
Інші співробітники відділу підбираються за таким же принципом.
Показники ефективності відділу
Щоб створена структура не стала марною баластом, просто додатковою ланкою в ланцюжку документообігу в компанії, треба визначити критерії результативності роботи відділу організації праці та заробітної плати. Розробляти і затверджувати такі критерії потрібно, виходячи зі стратегічних планів підприємства. Один з варіантів показників ефективності (оцифрувати потрібно з урахуванням своїх планів):
- Збільшення частки кваліфікованої праці за рахунок оптимізації загальної чисельності штату.
- Конкурентоспроможний рівень заробітної плати (оцінюється через показники плинності кадрів).
- Відхилення середньооблікової чисельності співробітників від планової.
- Відхилення ФОТ від бюджету.
- Відхилення ФМП від бюджету.
- Продуктивність праці.
Постскриптум
На сьогоднішній день в законодавстві Російської Федерації немає нормативних документів з чітким визначенням, яким повинен бути відділ праці та заробітної плати. Значить, є можливість створити структуру, максимально відповідну специфіці вашого підприємства.