Бізнес і Економіка

У чому перебувають посадові обов 'язки секретаря

У чому перебувають посадові обов 'язки секретаря

Для того щоб чітко визначити посадові обов 'язки секретаря, необхідно знати, про кого саме йдеться. Адже цю посаду можна розглядати в декількох ракурсах. Відомий, наприклад, секретар-референт як офісний службовець, Генеральний секретар як керівник (голова) якоїсь організації, Державний секретар як держслужбовець, секретар як дипломатична особа, секретар керівника як службовець та інші варіанти. Найчастіше, згадуючи цю посаду, мають на увазі службовця, який виконує завдання (доручення) як директора підприємства, так і окремих керівників його структурних підрозділів. Виходить, що посадові обов 'язки секретаря в цьому випадку зводяться до виконання разових доручень для вирішення організаційних і технічних питань.

Що зобов 'язаний знати і повинен робити секретар

Щодня секретар повинен виконувати такі функції:


  1. Приймати інформацію від підлеглих для передачі її керівнику.
  2. Організовувати телефонний зв 'язок керівника. За його відсутності приймати інформацію, а потім доводити її до відома директора.
  3. Приймати і вести облік телефонограм.
  4. Створювати умови для нормальної роботи керівника: стежити за потребою в канцтоварах і оргтехніці.
  5. Надавати допомогу в організації виробничих нарад і зборів. Доводити до учасників дату, місце і час заходу. Збирати необхідні матеріали, забезпечувати явку присутніх і вести протокол зборів.
  6. Вести діловодство на підприємстві. Для цього секретар повинен здійснювати прийом, систематизацію вхідної кореспонденції і передавати її на розгляд керівництва. Потім на підставі накладеної візи передавати документи виконавцям під розпис. У посадові обов 'язки секретаря входить також контроль над ходом, термінами і результатом їх виконання.
  7. Виконувати роботи з друку та розмноження документів.
  8. Організовувати прийом відвідувачів до керівника компанії і по можливості створювати умови для якнайшвидшого вирішення питань.

Для того щоб виконати ці на перший погляд прості посадові обов 'язки секретаря, працівник повинен знати:

  • весь склад керівництва підприємства та його структурних підрозділів;
  • статут, штати і структуру підприємства, його профіль, перспективи розвитку та спеціалізацію;
  • нормативні документи для належного ведення діловодства;
  • правила користування засобами оргтехніки та зв 'язку;
  • правила ВТР, ОТ, пожежної безпеки та промислової санітарії;
  • правила організації праці на робочому місці;
  • нормативні та правові акти, накази, постанови, розпорядження щодо планування, обліку та управління якістю виконуваних робіт.

Специфіка діловодця

Якщо мова йде про більш конкретну, вузьку спеціалізацію, то справа йде дещо інакше. Взяти, наприклад, посадові обов 'язки секретаря-діловодця. У самій назві посади чітко визначено аспект виконуваної роботи. Зазвичай на кожному підприємстві вже є посадова інструкція, в якій позначені напрямки діяльності фахівця з діловодства. Якщо такої інструкції немає, то краще її створити. Для цього варто скористатися кваліфікаційним довідником, в якому є приблизні зразки. Після цього стандартний варіант обов 'язково потрібно доопрацювати стосовно для конкретної організації з урахуванням специфіки і внутрішніх особливостей. В цілому, в обов 'язках секретаря-діловодця повинні чітко простежуватися 3 основних напрямки:

  1. Робота з кореспонденцією. Прийом, обробка її сучасними способами і своєчасна відправка.
  2. Правильне ведення внутрішньої документації.
  3. Реєстрація, суворий облік і передача документів в архів на зберігання.

Особливості роботи референта

На деяких підприємствах вводиться в штат така посада, яка включає в себе широке коло обов 'язків: від "столу довідок" до "помічника директора". Такий фахівець повинен володіти різнобічними знаннями і добре володіти обстановкою. Посадові обов 'язки секретаряреферента трохи розширені у зв' язку зі збільшенням повноважень. В цілому, це - звичайна робота секретаря, але слово "референт" вносить деякі доповнення до стандартного списку. Зокрема, секретар-референт може самостійно вести прийом відвідувачів з деяких питань. Володіючи певною інформацією, він в змозі самостійно приймати рішення. Крім цього, референт виконує відповідальні доручення керівника щодо господарської діяльності організації (підприємства). Іноді секретарю-референту ставлять в обов 'язки ведення кадрового діловодства. Робиться це лише тоді, коли загальний обсяг роботи дозволяє виконувати додаткові обов 'язки.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.