Бізнес і Економіка

Посадова інструкція спеціаліста з кадрового діловодства: функції, обов 'язки та права, зразок інструкції

Посадова інструкція спеціаліста з кадрового діловодства: функції, обов 'язки та права, зразок інструкції

Успіх будь-якого підприємства залежить від кадрів. Саме співробітники кадрового відділу займаються управлінням людськими ресурсами. Вони зобов 'язані забезпечити співробітникам отримання необхідних кваліфікаційних навичок, відповідають за їх переміщення між підрозділами фірми, прийом на роботу або звільнення.

Дані співробітники ведуть облік відпрацьованих годин, відпусток і вихідних. Щоб можна було регулювати взаємини начальства з підлеглими, використовується посадова інструкція фахівця з кадрового діловодства. У ній вказана вся необхідна інформація для нормальної роботи компанії.


Положення

Співробітник, який приймають на цю посаду, є фахівцем. Від нього вимагається отримання свідоцтва про закінчення вищої професійної освіти. Також роботодавці зазвичай вимагають стаж роботи від трьох років і вище. Призначити або звільнити працівника може лише генеральний директор, у якого він знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні. У своїй діяльності трудящий повинен враховувати керівні матеріали, накази начальства, статут компанії та посадову інструкцію фахівця з кадрового діловодства.

Знання

Співробітник зобов 'язаний вивчити законодавчі та нормативні акти, за допомогою яких регулюється діяльність компанії, в якій він працевлаштований. Він повинен бути знайомий з трудовим законодавством, цілями і стратегією розвитку організації. Крім цього, співробітник повинен знати, які існують методи якісного і кількісного аналізу персоналу компанії, як проходить прогнозування і планування необхідності найму нових співробітників.

Посадова інструкція фахівця з кадрового діловодства передбачає, що він знає основи соціології, економіки і психології праці, стежить за сучасними тенденціями розвитку управління персоналом, здатний застосувати свої знання на практиці.

Інші знання

Працівник повинен розбиратися у формах і системах оплати трудової діяльності, знати методики стимулювання ефективної роботи. Від цього фахівця потрібні знання, що належать до складання та розробки контрактів і трудових договорів, а також уміння регулювати суперечки в цій сфері. Посадова інструкція фахівця з кадрового діловодства передбачає, що він знає, як оцінювати співробітників компанії і результати їх роботи.

Він повинен добре розбиратися в стандартах і уніфікованих формах кадрових документів, у виробничій педагогіці, конфліктології. Це обумовлено тим, що в ході своєї діяльності йому доведеться запобігати і усувати конфлікти. Також він зобов 'язаний знати охорону праці, добре орієнтуватися на ринку робочої сили, послуг підвищення кваліфікації, розуміти, які бувають методи і форми тренінгової та освітньої роботи зі співробітниками компанії.

Завдання

До завдань даного фахівця входить розробка корпоративної політики та концепції щодо управління персоналом під керівництвом генерального директора компанії. Також за його сприяння співробітник зобов 'язаний формувати корпоративну культуру, брати участь у її розвитку. Посадова інструкція провідного фахівця з кадрового діловодства передбачає, що його завданням є здійснення рішень щодо найму, переведення, пересування по службі працівників компанії.


Також він вирішує, кому оголошувати подяки, заохочення, а кому накласти стягнення, кого понизити на посаді або звільнити з неї. Він займається управлінням соціальних процесів в організації, в тому числі створенням сприятливого клімату в колективі, вирішенням конфліктів і суперечок трудового характеру.

Інші завдання

Посадова інструкція провідного фахівця з кадрового діловодства передбачає, що в завдання співробітника входить управління роботами, спрямованими на формування кадрового резерву, заснованого на діючому складі персоналу. Також до завдань цього працівника входить робота з ринком праці, а саме пошук та підбір професій, кваліфікацій та спеціальностей, необхідних компанії.

Він повинен брати участь у розробці планів з проведення контролю ефективності персоналу, ґрунтуючись на поточних даних і розраховуючи перспективу. Займається організацією навчання співробітників, координує заходи з підвищення їх кваліфікації, займається розвитком їх ділової кар 'єри. Крім цього, в завдання співробітника входить організація необхідного кадрового обліку та діловодства з урахуванням державних стандартів і законодавчих вимог, керівництво підлеглими йому співробітниками та інше.

Функції

Посадові обов 'язки фахівця з кадрового діловодства включають в себе планування власної діяльності на підставі стратегічних завдань компанії, реальної ситуації в організації. Робить він це відповідно до піврічної, щоквартальної та щомісячної звітності відповідно до концепції та корпоративної політики фірми, де він працевлаштований.

Сюди ж входить вивчення і аналіз кон 'юнктури ринку праці, письмові доповіді, що включають огляд заробітної плати в конкурентних структурах подібних посад з урахуванням усіх систем і рівнів. Цей співробітник займається пошуком персоналу, використовуючи власні сили і, якщо це передбачено бюджетом компанії, залучаючи державні та приватні структури, зайняті в цій сфері. Здійснюються роботи з пошуку персоналу з урахуванням прийнятого порядку в організації та прийнятих від відділів і служб заявок.

Обов "язки

У функції фахівця з кадрового діловодства входить проведення попередніх робіт з претендентами на отримання роботи. Сюди входить анкетування, співбесіди та інше. Саме цей співробітник повинен відібрати найперспективніших працівників і направити їх на співбесіду з вищим керівництвом. Також він виконує адаптаційні заходи. Мається на увазі, знайомство нових працівників з колективом, компанією, формальними і неформальними правилами організації, трудовим розпорядком та іншими традиціями, цінностями фірми.

Він займається контролем якості, повноти та інших факторів, що впливають на входження на посаду, проводить екзаменаційні перевірки відповідності працівників. Готує і проводить щорічну професійну атестацію, розробляє її плани і програму, складає графіки, запитує у керівництва оцінку ефективності діяльності підлеглих. Крім цього, він займається підбором перспективних співробітників для зарахування їх у кадровий резерв і подальшого висунення на керівні посади.


Інші функції

Обов 'язки фахівця з кадрового діловодства включають в себе моніторинг атмосфери в колективі з точки зору соціального та психологічного аспекту. Він аналізує ділові, функціональні, моральні та психологічні якості персоналу. Мотивує співробітників, стежить за тим, щоб вони були задоволені якістю та умовами роботи. Представляє звіти кожен квартал щодо кадрових і соціальних питань. Якщо виникають проблеми, що потребують рідного втручання, повідомляє про це керівництво з особистими варіантами їх вирішення.

Спільно з начальством складає плани з проведення тренінгів та навчальних семінарів приблизно раз на півроку в момент формування бюджету фірми. Залучає до цього співробітників свого відділу, якщо в цьому є необхідність, і контролює виконання запланованих заходів. Він повинен продумувати і пропонувати методи мотивації співробітників, поліпшення умов праці, раціоналізації виплат і фінансового стимулювання. Він розробляє посадові інструкції для персоналу, стежить за виконанням трудової дисципліни. Проводить консультації для керівників відділів і філій, а також працівників щодо питань трудового права та соціального захисту.

Інші обов "язки

Посадова інструкція фахівця з кадрів і діловодства передбачає, що він виконує роботи з контролю за дотриманням трудового законодавства, забезпечує вирішення кадрових питань, займається розробкою положень про персонал. Цей співробітник повинен затверджувати договори, і готувати їх відповідно до чинного законодавства і правил фірми. Займається веденням кадрового діловодства і веде облікову документацію для державних органів. Працівник повинен здійснювати прийоми, перекази та звільнення персоналу, враховуючи трудове законодавство, інструкції, положення та накази, які прийняті в компанії.

Інші функції

Посадова інструкція провідного фахівця з кадрів передбачає, що він займається формуванням і веденням особистих справ працівників компанії, при цьому своєчасно вносячи в них необхідні зміни. Займається заповненням, урахуванням і зберіганням трудових книжок, підрахунком стажу працівників, становить і видає довідки щодо нинішньої і минулої діяльності співробітників компанії.

Веде облікову документацію щодо призовників і військовослужбовців серед персоналу фірми, займається архівом особових справ, готує документацію щодо закінчення термінів збереження або передачі даних до державних органів. Крім цього, він повинен передавати особисті дані співробітників в бухгалтерію для податкового інспектування. Допомагає працівникам бухгалтерії складати документацію для отримання допомоги, пільг, пенсій та інших соціальних виплат співробітникам компанії та їх сім 'ям з подальшою передачею у відповідні органи.


Інші обов "язки

Зразок посадової інструкції фахівця з кадрів представлений у статті. Цей документ передбачає, що працівник займається складанням графіків відпусток, вивчає причини плинності кадрів і пропонує методи поліпшення ситуації. Формує кошторисну документацію, веде всі форми звітності, забезпечує збереження комерційної таємниці та конфіденційність отриманих відомостей. Тут маються на увазі дані про товарообороти і фінансові відносини між компанією і постачальниками, про внутрішню фінансову документацію фірми, відомості про адреси і телефони всіх працівників і керівників компанії, про розміри заробітної плати та інших даних, що підлягають секретності.

Права

Є ряд прав, якими володіє фахівець з діловодства. Посадова інструкція зобов 'язана включати в себе їх повний перелік. Співробітник має право представляти інтереси компанії в державних і комерційних установах з усіх питань, що належать до розвитку, використання або формування робочої сили. Він має право вести самостійне листування в межах своєї компетенції, брати участь у підготовці проектів і наказів, що стосуються його діяльності, запитувати необхідну інформацію у начальників відділів.

Він може запитувати підготовку і створення документації, не виходячи за межі своїх компетентних можливостей. Працівник має право підписувати і візувати документацію, пропонувати керівництву заохочення або стягнення зі співробітників. Він має право на забезпечення нормальних умов праці, отримання доступу до технічних засобів та інші соціальні гарантії. Також він має право отримувати від керівництва сприяння у виконанні своїх обов 'язків.

Відповідальність

Відповідно до зразка посадової інструкції спеціаліста відділу кадрів, його діяльність включає в себе відповідальність, яка покладається на співробітника в ході виконання ним його обов 'язків. Він відповідальний за неналежне або неповне виконання покладених на нього функцій у межах чинного законодавства країни. Його можуть притягнути до відповіді, якщо він порушив трудовий, адміністративний або кримінальний кодекс, а також за завдання компанії матеріальних збитків і вчинення інших помилок під час своєї трудової діяльності.

Співробітника можуть притягнути до відповіді за порушення комерційної таємниці, розголошення конфіденційної інформації або витік фінансової документації компанії. Також він відповідальний за перевищення своїх повноважень або використання їх в особистих цілях. Також можуть бути враховані інші пункти відповідальності залежно від потреб компанії та особистих вимог керівництва.


Image

Publish modules to the "offcanvas" position.