Бізнес і Економіка

Первинні документи бухгалтерського обліку: види, обробка та зберігання

Первинні документи бухгалтерського обліку: види, обробка та зберігання

Здійснення бухгалтерського обліку на підприємствах різних форм власності неможливе без документального відображення. Жодна процедура, жоден проект, жодна господарська операція не проводяться без коректно оформленого документа, регламентованого внутрішніми наказами підприємства та зовнішніми законодавчими нормами. Кожна дія, вироблена співробітником, наприклад, торгової фірми, починаючи від оператора з прийому заявок і закінчуючи директором, знаходить своє відображення в документальній базі, в основі якої лежить перелік первинних документів.

Поняття і значущість

Напевно, складно уявити собі функціонування діючого підприємства в рамках будь-якої можливої сфери діяльності без підтверджуючих господарські операції документів. Як і в будь-якому іншому питанні, тут документація відіграє дуже важливу роль. Навряд чи можна уявити собі якісну і законодавчо обґрунтовану роботу аеропорту, що пропускає на виліт пасажира без документів, що засвідчують його особу - паспорта та ідентифікаційного коду громадянина. Точно так само, як і важко припустити допуск до руху автомобіля, водій якого не володіє відповідною документацією у вигляді прав і технічного паспорта на кероване ним авто. Так і первинні бухгалтерські документи. На будь-якій зареєстрованій у державному переліку підприємців фірмі має бути присутня низка необхідних для обліку документів, що є першоосновою та первісною ланкою в ланцюгу нормативного регулювання її господарських процесів.


Первинна бухгалтерська документація - це сукупність довідок, актів, ордерів, накладних, відомостей і звітів, за допомогою яких здійснюється фіксація операції та регламентація його господарських процедур, що відбувається на підприємстві.

Види документів

Класифікація бухгалтерського документообігу включає в себе такі основні види первинних документів:

  • за функціональним призначенням - бухгалтерські, управлінські, кадрові;
  • за ступенем регламентації - внутрішні та зовнішні.

Перший напрям класифікації дозволяє розмежовувати між собою документи трьох головних функціональних рівнів будь-якої підприємницької фірми за характером їх призначення, а другий - за способом організації правового регулювання господарських відносин. Кожен з напрямків включає до свого складу масу окремих видів документів, що відображають вчинення конкретних дій співробітниками компанії.

Документація бухгалтерського обліку

Якщо розглядати бухгалтерські первинні документи, то вони, в свою чергу, підрозділюються на регламентування трьох етапів проведення господарських операцій.

Перший етап характеризується укладенням угоди. Тут документація первинного обліку представлена укладенням договору та виставленням рахунку на оплату. Договір - це документ, що регламентує відносини двох сторін у порядку встановлення умов взаємодії між ними. Рахунок на оплату - це вимога з визначенням конкретної суми, яку за умовами договору повинен сплатити покупець продавцю за реалізований товар або надану послугу.

Другий етап підприємницької діяльності знаходить своє відображення в документах оплати та іменується етапом оплати за здійснюваною операцією. Виходячи з того що оплата може проводитися безготівковим способом або готівковими коштами, первинні документи за нею подаються або виписками з розрахункового рахунку та платіжними дорученнями, або касовими чеками та квитанціями до прибуткових касових ордерів.


Третій, завершальний етап визначається конкретно отриманням товару або послуги. Відповідно, він також регламентується первинною документацією у вигляді товарної накладної, товарного чека та акта приймання-передачі продукції або акта виконаних робіт у разі надання будь-якого виду сервісу.

Документація управлінського обліку

Відмінність бухгалтерського документообігу від управлінського головним чином полягає в тому, що бухгалтерська діяльність регламентована державним законодавством з конкретно встановленими владою рамками відображення господарських операцій, а управлінська визначається внутрішніми рішеннями та особистими уподобаннями директора або безпосереднього власника тієї чи іншої фірми. Іншими словами, первинні документи бухгалтерські мають сувору форму, контрольовану загальною нормативно-правовою базою, а управлінські розробляються виключно на рівні підприємства. Які ж папери контролюють проведення управлінського обліку в компанії? Серед основних можна виділити такі:

  • зведення правил внутрішнього трудового розпорядку;
  • облікова політика підприємства;
  • колективний договір;
  • положення та накази директора фірми;
  • посадові інструкції;
  • адміністративні документи.

Документація кадрового обліку

Що стосується переліку первинних документів, що регламентують міжрівневі відносини співробітників на підприємстві, а також контролюють порядок нарахування заробітної плати та визначення обов 'язків кожного з працівників компанії, то тут робоча документація включає в себе такі основні види:

  • штатний розпис - передбачає сукупність усіх посад на підприємстві, відображення їх кількості та кількості кадрових одиниць, а також опис рівня їх заробітної плати, порядку преміювання, депремування, прийняття положення про надбавки;
  • трудовий розпорядок - включає в себе інформацію про режим робочого дня, організаційні та адміністративні питання, правила прийому на роботу і звільнення співробітників, а також умови їх заохочення в якості доплати за праці або осуду у вигляді догани та вирахувань із заробітної плати;
  • посадова інструкція - в основі роботи кадрового відділу кожного підприємства лежить звід прав та обов 'язків, загальних положень, завдань, відповідальності, кваліфікаційних вимог та взаємовідносин в умовах дотримання субординації між різними рівнями штатних одиниць на підприємстві.

Обов 'язкові документи

Будь-яка зареєстрована і чинна на законних підставах фірма має перелік обов 'язкових документів, які повинні фігурувати в рамках її діяльності. Обов 'язковими первинними документами є такі:

  • договір - якою б не була угода, цей документ є першоосновою у починанні взаємовідносин між двома підприємцями, між продавцем і покупцем, між попитом і пропозицією;
  • виставлений рахунок - при прийнятті рішення про купівлю-продаж товарів або надання послуг сторона, що продає виставляє стороні-покупцю рахунок на оплату як обов 'язкову умову операції;
  • бланки суворої звітності - не обходиться в процесі угоди без чеків, касових і товарних документів, що належать до переліку обов 'язкових;
  • товарно-транспортна накладна - документ, в якому зазначається вантажоодержувач, перевізник, відправник товару, сам товар в асортименті його номенклатури, кількість відвантаженої продукції, ціна та сума;
  • акт приймання-передачі виконаних робіт або відвантаженого товару.

Внутрішні документи

Як вже говорилося раніше, робота будь-якої компанії передбачає наявність зовнішньої і внутрішньої документації. Основні первинні документи внутрішнього призначення - це перелік всіх тих бланків, довідок, відомостей, наказів, інструкцій, які розробляються безпосередньо всередині підприємства і поширюються лише на функціонуючий на ньому персонал, не маючи ніякого законодавчого впливу на соціум, що виходить за межі даної компанії.

Зовнішні документи

Під документацією зовнішнього призначення мається на увазі більш високий ієрархічний рівень підпорядкування, оскільки зовнішніми документами вважаються ті, які регулюються державою та її законодавчою базою. Розроблені положення про ведення бухгалтерського обліку, зведення рахунків бухгалтерської кореспонденції, стандарти бухгалтерської та фінансової звітності - все це має нормативне підґрунтя та регулюється законодавчо-правовою основою держави.

Форми документів

Форми первинних документів багатогранні за своїм характером призначення, видом оформлення та належністю. Законодавчо розмежовують такі основні їх підрозділи:


  • форми обліку кадрів (накази, розпорядження, графіки, штатні режими та розклади);
  • форми обліку оплати праці та робочого часу (табелі, особові рахунки, журнали, розрахунково-платіжні відомості);
  • форми обліку капітального будівництва (довідки, журнали, акти);
  • форми обліку продукції (акти та журнали обліку ТМЦ, вагові відомості, партійні картки, звіти про рух ТМЦ);
  • форми обліку грошових коштів (журнал касира, акти про перекази та готівкові кошти каси);
  • форми обліку торговельних операцій (замовлення, накладні, акти, специфікації, сертифікати якості);
  • форми обліку касових операцій (авансовий звіт, ПКО, РКО, журнал їх реєстрації);
  • форми обліку результатів інвентаризації (інвентаризаційні описи, акти, довідки, журнали, відомості).

Крім перерахованих вище існують ще форми первинних документів з обліку будівельних машин і механізмів, автомобільного транспорту, основних засобів і нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних предметів, сільгосппродукції та сировини.

Порядок оформлення

Оформлення первинних документів здійснюється в силу певних вимог, обов 'язкових до виконання. Наприклад, записи в документації повинні виконуватися виключно чорнилом синього кольору, при цьому оформлені вони повинні бути акуратно і розбірливо. Також документ повинен містити ряд обов 'язкових для кожного виду реквізитів і завірятися особистим підписом керівника, головбуха або уповноваженої особи, а також скріплюватися печаткою підприємства. Цифри в грошових документах повинні відображатися ще й прописом, а там, де графа документа порожня - повинен обов 'язково стояти прочерк, щоб уникнути подальшого заповнення помилкових цифр якимось недоброзичливцем.

Зберігання

Зберігання первинних документів здійснюється безпосередньо на підприємстві. Або можна скористатися послугами приватного (або державного) архіву. Якщо під час перевірки податковою інспекцією буде виявлено відсутність первинного документа, на підприємство накладається штраф, розмір якого визначається залежно від конкретного виду та кількості втрачених документів. Згідно з чинним законодавством РФ, первинка зберігається на підприємстві не менше п 'яти років.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.