Бізнес і Економіка

Перелік первинних облікових документів бухгалтерського обліку та правила їх оформлення

Перелік первинних облікових документів бухгалтерського обліку та правила їх оформлення

Щодня на підприємстві здійснюється безліч операцій. Бухгалтери виставляють контрагентам рахунки і відправляють їм гроші, нараховують зарплату, пені, розраховують амортизацію, складають звітність тощо. Щодня оформлюються десятки документів різної спрямованості: розпорядчі, виконавчі, первинні. Остання група має величезне значення для діяльності підприємства.

Що таке "первинні документи" "?

Кожна подія господарського життя організації має підтверджуватися папером. Вона формується в момент здійснення операції або безпосередньо після її завершення. Складання проводок, ведення звітності здійснюється на підставі відомостей, зазначених у первинних облікових документах бухгалтерського обліку. Перелік їх великий. Ми розглянемо основні документи, які найчастіше використовуються.


Навіщо потрібна первинка?

Первинна документація - невід 'ємний елемент бухобліку. Як вище говорилося, формується вона в момент вчинення або безпосередньо після закінчення операції і є доказом реальності того чи іншого факту господарського життя підприємства.

Перелік первинних облікових документів бухгалтерського обліку при здійсненні одного правочину може включати в себе:

  1. Договір.
  2. Рахунок.
  3. Касовий чек або інший платіжний документ.
  4. Товарно-транспортна накладна.
  5. Акт виконаних робіт.

Обов 'язкові реквізити

Наразі існують уніфіковані форми первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Вони використовуються для відображення відомостей про різні операції, відповідно, перелік граф у них різний. Тим часом усі первинні документи містять єдині обов 'язкові реквізити. Серед них:

  1. Найменування підприємства.
  2. Назва документа (наприклад, "Видатковий касовий ордер").
  3. Дата формування.
  4. Зміст операції, за якою складено документ. Наприклад, при заповненні накладної у відповідній графі може вказуватися "Передача матеріалів на переробку" ".
  5. Грошові та натуральні показники. Перші використовуються для відображення вартості, другі - кількості, ваги тощо.
  6. Посади відповідальних співробітників ("" гл. бухгалтер "", "" комірник "" тощо).
  7. Підписи осіб, які брали участь у здійсненні операції.

Важливий момент

Юридичною силою володіє первинний документ, що містить всі обов 'язкові реквізити.

Зверніть увагу, що правильно оформлені папери можуть використовуватися в судових розглядах як доказ обґрунтованості (або необґрунтованості) претензій. Багато документів складаються контрагентами. Необхідно уважно перевіряти правильність оформлення і ні в якому разі не ставити підписи за постачальників (підрядників тощо), якщо вони цього не зробили.

Необхідно дбайливо зберігати первинну документацію.


Чи потрібна печатка на первинці?

На практиці багато контрагентів пред 'являють претензії з приводу її відсутності на бланку ТТН і деяких інших документах. Нагадаємо, що з 2015 року більшу частину організацій звільнено від обов 'язку мати печатку. Такі підприємства можуть використовувати її на власний розсуд. Якщо ж вона є, то інформацію про її наявність необхідно прописати в обліковій політиці.

У разі, коли контрагент наполягає на використанні печатки при оформленні первинки, а підприємство має право її не ставити на законних підставах, контрагенту потрібно надіслати відповідне письмове повідомлення з посиланнями на нормативні акти, що регламентують дане питання.

Договір

Якщо контрагент є давнім партнером, то цілком можна укласти угоду на кілька угод. У цьому випадку важливо чітко прописати терміни виконання зобов 'язань, послідовність і порядок розрахунку, інші нюанси. Договір може складатися на продаж товарів, надання послуг або виробництво робіт. Варто сказати, що цивільне законодавство допускає і усне укладення угоди. Однак у підприємницькій діяльності, як правило, використовуються письмові форми договорів.

Рахунок

У цьому документі постачальник зазначає суму, яку потрібно перерахувати контрагенту за товар, послугу або роботи. При здійсненні оплати за замовчуванням передбачається, що суб 'єкт дає згоду на вчинення правочину.

У рахунку обов 'язково повинні бути присутніми:

  1. Найменування документа.
  2. Назва послуг (товарів, робіт), за які проводиться оплата.
  3. Вартість.
  4. Загальна сума.
  5. Реквізити для оплати.

В даний час весь перелік облікових документів бухгалтерського обліку міститься в програмі "" 1С "", тому оформлення їх здійснюється в автоматичному режимі.

Зверніть увагу, що рахунок не має особливої цінності для контролюючих органів. У ньому продавець фіксує встановлену ціну. З позиції бухгалтера рахунок - найважливіший первинний документ, на підставі якого формуються бухгалтерські проводки.


Як різновид рахунку виступає рахунок-фактура. У цьому папері присутній спеціальний рядок для зазначення сум ПДВ.

Платіжна документація

Підтвердити факт оплати можна касовим чеком або іншим аналогічним документом. Платіжка підтверджує факт оплати поставки продукції, послуги, роботи. Конкретний вид документа вибирається залежно від способу оплати: готівковими коштами або за безготівковим розрахунком.

Одним з найбільш популярних розрахункових документів вважається платіжне доручення. Воно є розпорядженням власника рахунку на вчинення банком переказу коштів на зазначений рахунок. Документ можна використовувати при розрахунках за послуги, товари, для виплати авансу, повернення позики тощо.

У разі здійснення відрахувань до бюджету заповнюється поле 22 "" Код "". У платіжному дорученні в цій графі зазначається УІН (унікальний ідентифікатор). Завдяки йому фіскальний орган розпізнає платника.

Поле "Код" "у платіжному дорученні може заповнюватися по-різному. Це залежить від того, як саме суб 'єкт виконує обов' язок перед бюджетом: добровільно або на вимогу контролюючого органу.


Товарно-транспортна накладна

Бланк ТТН оформляється вантажовідправником. Товарно-транспортна накладна є підставою для передачі вантажу одержувачу. Складається документ у 4 примірниках. За ТТН продавець враховує продаж, а покупець - приходить поставку товару.

Зверніть увагу, ТТН складається при транспортуванні вантажу власними силами підприємства. Якщо перевезення здійснюється сторонньою компанією, оформляється бланк 1-Т.

Ще один важливий момент: відомості в ТТН повинні збігатися з інформацією в рахунку.

Акт виконаних робіт

Цей документ оформляється між замовником і постачальником. Акт є підтвердженням виконання робіт, надання послуг за обумовленою вартістю у встановлені угодою терміни. Простіше кажучи, це звіт виконавця перед замовником.

В даний час уніфікована форма акта не затверджена. Підприємство має право розробити бланк самостійно і закріпити його в обліковій політиці.


Основними реквізитами акта є:

  1. Номер і дата реєстрації в бухгалтерській документації.
  2. Дата складання.
  3. Реквізити договору, відповідно до якого формується акт.
  4. Термін, обсяг, вартість робіт.
  5. Реквізити рахунку, за яким буде проводитися оплата.
  6. Найменування замовника і виконавця.
  7. Підписи учасників угоди.

Акт завжди складається у двох примірниках.

Форма М-15

Цю абревіатуру використовують для позначення накладної на відпуск матеріалів на сторону. Треба зазначити, що цей документ не є обов 'язковим, але досить часто використовується підприємствами.

Накладна на відпуск матеріалів на бік оформляється за необхідності передати цінності з основного (головного) офісу у віддалені підрозділи або іншим компаніям (за наявності спеціального договору).

Правила оформлення ф. М-15

У першій частині паперу проставляється номер, відповідно до документообігу підприємства. Тут же слід вказати повну назву компанії та ОКПО.


У першій таблиці відображається дата складання документа, код операції (якщо використовується відповідна система), найменування структурного підрозділу, сфера діяльності підприємства, що виписує накладну.

Аналогічним чином зазначаються відомості про одержувача та особу, відповідальну за постачання. Далі наводиться посилання на документ, відповідно до якого виписується накладна. Це може бути договір, наказ тощо.

В основній таблиці в стовпчиках 1 і 2 зазначаються бухгалтерський субрахунок і код аналітичного обліку всіх матеріалів, що підлягають списанню.

Далі в стовпчиках 3-15 вносяться такі дані:

  • найменування матеріалів із зазначенням окремих характеристик, марки, розміру, сорту;
  • номенклатурний номер (якщо його немає, комірку не заповнюють);
  • код одиниці виміру;
  • найменування одиниці виміру;
  • кількість товару, що передається;
  • відомості про фактичні об 'єкти, що відпускаються зі складу (заповнює комірник);
  • загальна вартість матеріалів;
  • ціна без ПДВ;
  • сума виділеного ПДВ;
  • загальна вартість з ПДВ;
  • інвентарний номер матеріалів;
  • номер паспорта (за наявності);
  • номер запису відповідно до облікової картки.

Накладну підписують бухгалтер, працівник, відповідальний за відпустку цінностей зі складу, та одержувач.

Авансові звіти в "" 1С ""

Формування звітних документів - одна з найпоширеніших дій бухгалтера. Багато розрахунків, що здійснюються готівковими коштами, оформляються авансовими документами. У їх числі витрати на відрядження, господарські закупівлі тощо.

Часто співробітники підприємства отримують кошти з каси на господарські витрати. Після придбання потрібних цінностей (наприклад, канцтоварів), працівники звітують і надають бухгалтерії підтвердні документи.

Бухгалтер, у свою чергу, повинен зафіксувати всі витрати в системі обліку. Відкрити "" Авансові звіти "" в "" 1С "" можна в розділі "Банк і каса" ", підрозділі" Каса "". Введення нового документа здійснюється кнопкою "Створити".

У верхній частині бланка вказуються:

  1. Найменування підприємства.
  2. Склад, на який будуть оприбутковані новоприбутковані цінності.
  3. Співробітник, який звітує за кошти, отримані під звіт.

Документ містить 5 закладок. У розділі "Аванси" слід вибрати документ, за яким видано кошти:

  1. Грошовий документ.
  2. Видатковий касовий ордер.
  3. Списання з рахунку.

Якщо на видані кошти були куплені товари, їх відображають на однойменній закладці. У розділі "Тара" вказується інформація про поворотний тар (наприклад, пляшки для води). У закладці "" Оплата "відображають інформацію про готівку, сплачену постачальникам за придбання об 'єкта або видані в рахунок майбутнього постачання.

У розділі "Інше" зазначаються дані про відрядні витрати: добові, витрати на ПММ, квитки тощо.

"" Універсальний "" бланк

У переліку первинних облікових документів бухгалтерського обліку є один папір, який можна використовувати в різних ситуаціях. Вона застосовується при формуванні і бухгалтерської, і податкової звітності. Мова йде про бухгалтерську довідку. Бланк потрібно в разі необхідності виправити допущену помилку. Крім цього, документ необхідний при здійсненні операцій, що потребують пояснень, відображення розрахунку, підтвердження проводок, якщо інші папери відсутні.

Нюанс

Варто сказати, що підприємство має право підтверджувати здійснення операцій, які не потребують оформлення стандартних (типових, уніфікованих) форм, не за допомогою довідки, а за допомогою самостійно розроблених первинних облікових документів бухгалтерського обліку. Перелік їх, однак, повинен бути закріплений у фінансовій політиці компанії.

Правила складання довідки

Для цього документа не затверджена єдина уніфікована форма. Відповідно, фахівці можуть складати її у вільному вигляді або використовувати шаблони, розроблені на підприємстві. Серед обов 'язкових відомостей, які повинна містити довідка, слід зазначити:

  1. Інформацію про підприємство.
  2. Дату і причини складання.
  3. Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку, до яких додається довідка.
  4. Підпис відповідального працівника.

Написати можна на звичайному білому аркуші формату А4 або на фірмовому бланку компанії.

При складанні необхідно бути дуже уважним, не допускати помилок. Чим докладніше довідка, тим менше додаткових питань виникає у перевіряючих.

У документі повинні бути, зрозуміло, тільки достовірні відомості. Якщо ж під час написання будуть виявлені помилки, доцільніше скласти довідку заново.

Особливості зберігання

Все, що належить до первинних документів бухгалтерського обліку, має зберігатися на підприємстві не менше 5 років. Обчислення цього терміну починається з дати закінчення звітного періоду, в який були оформлені папери.

Додаткові

Первинку можна оформляти в паперовому або електронному вигляді. Останнім часом все частіше підприємства віддають перевагу електронному документообігу. Це цілком зрозуміло: на оформлення і відправку паперів йде набагато менше часу.

Електронні документи мають бути засвідчені цифровим підписом (посиленим або звичайним - за домовленістю між контрагентами).

Відповідальність

Первинна документація - найважливіший елемент господарського життя підприємства. За її відсутності компанію очікують серйозні санкції з боку контролюючих органів. Штрафи будуть поставлені і в разі виявлення помилок у первинній документації, недостовірних відомостей.

Порушення приписів тягне покарання не тільки за ПК, а й за КпАП. За наявності підстав винні можуть бути притягнуті і до кримінальної відповідальності.

Ув 'язнення

У роботі підприємства можуть використовуватися різні документи. При цьому деякі з них можуть мати уніфіковану форму, а деякі - розроблятися самостійно компанією. Незалежно від цього, однак, в документах повинні бути присутні всі обов 'язкові реквізити.

Деякі підприємства практикують використання комбінованих документів. Йдеться про уніфіковані форми, доповнені відповідно до специфіки діяльності організації.

Важливо обрані види первинної документації відобразити в обліковій політиці підприємства. У процесі діяльності компанії може виникнути необхідність у нових документах. Якщо вони будуть розроблені підприємством, то про них слід сказати в обліковій політиці.

Зверніть увагу, контрагент теж може самостійно розробити ті чи інші форми паперів. У фінансовій політиці необхідно вказати, що підприємство приймає такі документи від контрагентів.

Для фіксації багатьох операцій організації можуть не використовувати уніфіковані форми первинної документації. Однак якщо мова про касові операції, то вони оформляються виключно затвердженими ордерами та іншими платіжними документами.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.