Бізнес і Економіка

Основна мета бюджетування. Поняття, сутність процесу і завдання бюджетування

Основна мета бюджетування. Поняття, сутність процесу і завдання бюджетування

Яка основна мета бюджетування? Навіщо цей процес здійснюється? Для чого він необхідний? Які завдання виконуються? У чому сутність цього процесу? Як влаштована загальна система? На ці, а також на ряд інших питань і буде дана відповідь в рамках статті.

Ввідна інформація

Бюджетування є інструментом зміни діяльності підприємства. Що собою являє цей процес? Він займається керівництвом фінансово-економічного стану та діяльності підприємства. Здійснюється це за допомогою системи бюджетного управління, скорочено - СБУ. Її значення часто недооцінюється. І даремно. Але до цього ще повернемося. За допомогою ретельної підготовки досягаються цілі бюджетування. Етапи розробки бюджетів включають планування, облік, аналіз і контроль стану підприємства. Основним об 'єктом впливу є здійснювана діяльність. Завдяки бюджетуванню змінюються основні її риси. Наприклад, характерним є делегування відповідальності суб 'єктам процесу в підприємстві.


Цілі і завдання

Бюджетування має працювати над підвищенням ефективності розширеного відтворення капіталу на підприємстві. Комерційна структура при цьому розглядається як об 'єкт процесу. Це і є основною метою. Бюджетування є складним процесом, для успішного завершення якого необхідно виконати ряд завдань. Такими є:

  1. Визначення об 'єктів та суб' єктів.
  2. Розробка класифікатора статей, їх взаємозв 'язки з факторами відтворення капіталу, розбивка на прямі/накладні та постійні/змінні.
  3. Визначення фінансової структури (за необхідності разом з проектною та процесною).
  4. Розробка регламенту узгодження та подальшого проведення грошових платежів.
  5. Визначення факторів відтворення капіталу та встановлення їх зв 'язку з бюджетними компонентами.
  6. Розробка класифікатора статей згідно з балансовим аркушем.
  7. Вироблення управлінської облікової політики.
  8. Розробка регламентів, що зачіпають створення, контроль, коригування та аналіз бюджетів підприємства при щорічному, щоквартальному, щомісячному та щотижневому плануванні.
  9. Автоматизація СБУ.
  10. Розробка форм бюджетів по об 'єктах.

На закінчення слідує складання початкового балансу і подальший запуск СБУ.

Організаційні моменти

Досягти мету процесу бюджетування складно, якщо немає порядку. У досягненні необхідних умов істотно допомагає організація. Якщо коротко, необхідно виділити такі етапи:

  1. Постановка. Розробляються положення системи бюджетного управління.
  2. Впровадження. Змінюється діяльність підприємства за допомогою реалізації розроблених раніше положень СБУ. При цьому необхідно розрізняти формальне директивне впровадження і практичне створення, коли система стає невід 'ємним елементом процесу діяльності співробітників.
  3. Автоматизація. Цей етап реалізується паралельно з впровадженням. Він являє собою установку, налаштування і початок експлуатації автоматизованої системи бюджетного управління.

Використання програмного комплексу

Мета і завдання бюджетування значно легше досягти, якщо використовувати нові технології. Давайте розглянемо, що ж пропонують найпопулярніші варіанти:

  1. Програми 1С. Основне їхнє завдання - автоматизація бухгалтерського обліку. Але комплекс може бути використаний і при вирішенні завдань з бюджетним управлінням. Хоча необхідно зазначити, що для можливості використання необхідно зробити налаштування, до того ж, є специфічні відмінності порівняно з бухгалтерським обліком. Хоча якщо бути чесним, то платформу 1С краще визнати стандартом автоматизації бюджетування.
  2. Програми "Інталев". Популярні розробки, які приваблюють не тільки хорошим продуктом, а й опрацьованими методичними керівництвами і книгами, які дозволяють отримати теоретичне розуміння про систему і полегшити її налаштування. До того ж, можна експлуатувати елементи, пов 'язані з управлінським обліком у бюджетуванні в рамках одного комплексу. Правда, є і недоліки. Наприклад, відсутня стандартна зручна процедура імпорту даних, а також немає вбудованої економіко-математичної підсистеми. Іншими словами - немає інструментарію для оптимізації.
  3. Кубексперт. Ця програма надає досить гнучкі можливості для налаштування бюджетної системи підприємства. Особливо слід зазначити зручну процедуру імпорту даних з різних облікових систем, при цьому їх налаштування здійснюється на льоту. Хоча все так само відсутня підсистема економіко-математичного моделювання.
  4. MS Excel. Класика, присутня практично на кожному комп 'ютері. З появою інструментів PowerView і PowerPivot у версії 2013, дана програма може використовуватися для автоматизації не тільки на початковому рівні.

Є й інші варіанти програмного забезпечення, які застосовуються організаціями.

Про приклади

Метою бюджетування є підвищення ефективності. Як це виявляється? Розглянемо ситуацію з банківською установою. Бюджетування в цьому випадку в першу чергу може бути охарактеризовано специфічним циклом відтворення капіталу. Така ситуація призводить до виникнення незвичайних з класичної точки зору ділянок діяльності. Як результат - вартість створюється і перерозподіляється всередині банку.


Особливу роль для виконання завдань і досягнення цілей відіграє управління ризиками. Так, оптимізація банку повинна враховувати не тільки бюджет, але і потенційно небезпечні моменти у здійснюваній діяльності (неповернення виданих кредитів). Бюджетування також тісно пов 'язане з калькулюванням. Адже цей процес дозволяє з 'ясовувати вартість певного продукту залежно від прийнятих організаційних і технологічних рішень. Калькуляція корисна для бюджетних підрозділів, проектів, продуктів і процесів. Але не потрібно забувати і про фінансове планування. Воно теж цікавить СБУ. Система бюджетного управління може бути розглянута як інструмент фінансового планування.

Але не слід думати, що тільки цим справа і обмежується. Бюджетне управління не зводиться виключно до обслуговування фінансового планування. Воно є саме інструментом, за допомогою якого можна розрахувати стан у майбутньому. При цьому передбачувані дії відносяться не стільки до фінансів, як до економіки. СБУ - це інструмент, що дозволяє втілювати в життя розраховані плани завдяки впливу на діяльність людей, які працюють на підприємстві.

Про зв 'язок з іншими системами

Говорити про успішно досягнуті цілі бюджетування на підприємстві не можна, якщо робота ведеться тільки з відокремленим напрямком. На що ж слід звернути увагу? Першорядної уваги сутність і цілі бюджетування потребують до системи мотивації та розвитку персоналу. Необхідно домогтися наявності відповідальності в учасників процесу. Найкраще це зробити за допомогою системи мотивації та розвитку персоналу.

У другу чергу увагу необхідно звернути на можливості автоматизації. Це пов 'язано з тим, що бюджетування в повному обсязі є дуже громіздким. І його реалізація без автоматизації перетвориться на дуже витратну справу.

По-третє, необхідно пам 'ятати, що підвищена відповідальність повинна супроводжуватися і делегуванням повноважень. Необхідно чітко промальовувати всю систему, прагнути до ув 'язки між різними посадами і людьми. Все це має бути реалізовано в рамках системи процесного управління. І по-четверте, необхідно пам 'ятати, що підприємство не просто зацікавлене у створенні бюджетів. Вони не повинні існувати просто, щоб бути і заради самих себе. Бюджети мають конкретну мету - оптимізувати діяльність. Для отримання корисної інформації, а не просто перекладання папірців, необхідно достовірні дані використовувати в економіко-математичних моделях, після чого приймати потрібні управлінські рішення.

Також слід пам 'ятати, що цілі системи бюджетування будуть досягатися краще, якщо оперативно-тактичні завдання будуть пов' язані зі стратегічним керівництвом. Якщо вийти реалізувати тісний зв 'язок між різними елементами, то для оптимального розвитку залишиться зробити тільки один крок - створити уніфіковану систему управління розвитком підприємства.

Як зміни виявляються?

СБУ активно задіє механізм делегування відповідальності і повноважень. Ось тільки постає питання - кому? Увагу необхідно приділяти не тільки і навіть не стільки вищій управлінській ланці, скільки керівникам відділів і нижче. Навіть окремих працівників не потрібно обходити увагою. Як це реалізується? Організаційні зміни на рівні директорату часто реалізуються у вигляді виплати бонусів, партнерстві, участі у власності підприємства за допомогою акцій/опціонів. Для простих працівників підхід інший. В даному випадку передбачається розробка і впровадження системи мотивації, видача премій, в деяких випадках - участь у прибутку. СБУ директивно починає діяти в момент підписання відповідного наказу. Але його підготовка, автоматизація та інші бюрократичні моменти перед використанням займають досить багато часу.


Реальне впровадження

Мало тільки дізнатися сутність, мета і завдання бюджетування. Реально про впровадження можна буде говорити тоді, коли даний підхід увійде в живу практику і буде повсякденно впливати на діяльність організації. Це можливо при зміні культури праці та управління організації. По суті, впроваджуються елементи самоврядування. Саме для цього і необхідно делегувати повноваження і відповідальність.

Розгляньмо приклад з фінансовою службою. Вона здійснювала директивне планування і виконувала безліч функцій. Але в міру зростання підприємства та обсягу робіт було вирішено перейти до бюджетного управління. У такому випадку за фінансовою службою залишаються функції координації, консолідації, навчання, аналізу та контролю показників. А ось планування покладається на співробітників. При цьому змінюються принципи роботи людей у компанії. Посиляться горизонтальна відповідальність, покращиться взаємозв 'язок між співробітниками завдяки потребі у взаємодії та взаємній координації.

Реальне впровадження передбачає поетапне планування, починаючи з власника. Вони ставлять завдання вищому керівництву. Потім настає черга центрів процесної відповідальності (продажу, виробництво, реклама і так далі). При цьому створюються можливості для прояву ініціативи як з боку керівників, так і співробітників. Слід зазначити, що реальне впровадження зазвичай затягується на кілька місяців, а може навіть і на рік.

Які недоліки існують в даному випадку?

На жаль, без негативу не обійтися. Що цікаво, сильні сторони одночасно є і вразливим місцем. Так, для СБУ характерним є делегування відповідальності. Це передбачає наявність необхідної компетентності і повноважень. І через це часто виникають проблеми. Адже при делегуванні повноважень за допомогою наказу передати або зробити людину компетентною неможливо. Ця властивість не набувається і не втрачається таким чином. Компетентність або є у суб 'єкта, або її немає.

Якщо надати можливості людині, яка не відповідає обов 'язкам, то це негативно позначиться на результатах діяльності. Людина, якій делегуються обов 'язки, повинна була компетентною. Це передбачає наявність економічної грамотності, ініціативності, відповідальності. Якщо хоча б один з перерахованих компонентів відсутній, то немає сенсу наділяти суб 'єкт додатковими можливостями в рамках системи бюджетного управління. Через це нерідка ситуація, коли СБУ впроваджується не в повному обсязі або не з максимальною можливою ефективністю.


Насамкінець

Ось і розглянуто поняття, цілі та завдання бюджетування. І наостанок можна торкнутися всіляких маніпуляцій, які можна проводити з ним. Першим є переробка бюджетування. Дуже часто простіше зробити щось з нуля, ніж змінювати вже існуючі напрацювання. Це повною мірою відноситься і до СБУ. Але це крайні заходи. Більш бажаним є удосконалення бюджетування. Під цим мають на увазі внесені зміни, які необхідні для збільшення можливостей СБУ. Для удосконалення характерним є усунення недоліків і помилок, які були допущені раніше при створенні організації. Також можуть вноситися нові функції, потреба в яких виникає через певну зміну діяльності підприємства. До удосконалення відносять також оновлення програмного забезпечення. Загалом - здійснюється впровадження кардинально нових аспектів. Але сама СБУ не переробляється. І останнє - це модернізація бюджетування. Це реалізується для збільшення можливостей системи. Загалом це схоже на удосконалення. Тільки при внесенні змін не з 'являються кардинально нові аспекти.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.