Бізнес і Економіка

Основи діловодства

Основи діловодства

Основи діловодства використовуються при організації юридичної особи будь-якого типу. Воно являє собою досить трудомісткий процес, в якому беруть участь абсолютно всі співробітники управлінського апарату. Адже один відділ займається заповненням та оформленням документації, інший відповідає за своєчасний рух цих документів по інстанціях, а для третіх підрозділів дана інформація є наочним керівництвом у рутинній роботі.


Основи діловодства мають законодавче обґрунтування, а в якості такої бази можна виділити єдину державну систему діловодства, яка чітко відображає основні правила, рекомендації та керівництва. Причому контролюється весь шлях, який проходить документ з моменту його створення до здачі в архів. Напевно, кожній працюючій людині відоме таке поняття, як державний стандарт того чи іншого зразка. Ці стандарти є яскравим прикладом основних положень системи.


Звичайно, перш ніж створити єдину систему, фахівцям довелося провести копітку роботу з вивчення найважливіших принципів роботи з паперами. Довгий час вивчалися основи діловодства з поділом на стадії оформлення, руху по підрозділах, застосування, здачі в архів. В результаті обробки отриманої інформації можна було виділити загальні тенденції, відповідні виробничій діяльності підприємств будь-яких організаційно-правових форм.

Основи діловодства спрямовані на уніфікацію системи заповнення однотипних документів з метою забезпечення порівнянності даних в рамках однієї країни і навіть на міжнародному рівні. Крім того, стандартизація та уніфікація дозволяють заощадити час для користувачів звітності, оскільки прискорюють процес ознайомлення з документом. Прикладом може служити бланк, тобто документ із заздалегідь віддрукованими реквізитами на нім. Вони можуть розроблятися і використовуватися в рамках окремого підприємства, в масштабі країни в цілому або носити міжнародний характер. Причому варто розуміти, що бланк є не тільки зручним робочим документом, що полегшує виробничу діяльність, але і відображає репутацію фірми, ступінь її відповідальності. Перш ніж віддавати в масовий друк документ, слід ретельно перевірити грамотність написання кожного реквізиту і правильність загального оформлення.

Основи документообігу наголошують на необхідності реєстрації кожного документа, що проходить через ту чи іншу ділянку протягом виробничої діяльності. Грамотність фахівця полягає в доцільному розподілі всіх документів, своєчасній їх реєстрації в робочих документах, а також у раціональному угрупованні інформації за розробленою схемою.

В даний час проводиться багато семінарів, що розкривають головні прийоми і секрети даної діяльності. Особливою популярністю користуються основи кадрового діловодства, адже сфера обліку співробітників і претендентів на посаду відрізняється великим обсягом документів. У даному аспекті фахівці проводять масштабну роботу з прогнозування кількості вакансій на майбутній фінансовий рік, з обліку підвищення кваліфікаційного рівня працівників, атестаційних заходів та іншого. Крім того, всі аналітичні роботи, що стосуються персоналу підприємства, також є елементом кадрового діловодства.

Працівники підрозділу з обліку персоналу в обов 'язковому порядку щорічно формують особисті справи співробітників, доповнюючи і уточнюючи вже існуючий матеріал. Разом з тим, необхідно стежити за відповідністю документів чинним правовим нормам. До фахівців пред 'являються вимоги щодо своєчасного відправлення застарілої документації в архів, де вона буде зберігатися протягом встановленого терміну, як правило, не менше п' яти років. До найважливіших завдань даного відділу відноситься складання спеціалізованих анкет, що використовуються при прийомі на роботу, а також підготовка переліку питань, що допомагають під час співбесіди.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.