Бізнес і Економіка

Номенклатура справ. Порядок формування

Номенклатура справ. Порядок формування

Всі документи після їх виконання повинні бути згруповані у справи. Під терміном "справа" відповідно до ДСТУ 51141-98 слід розуміти один документ або сукупність документів, які належать до певного напрямку діяльності організації і поміщаються в папку під окрему обкладинку. Для правильного формування, зберігання та обліку справ у кожній організації повинна щорічно (з урахуванням змін зовнішнього і внутрішнього середовища) складатися Номенклатура справ, завдяки якій забезпечується швидкий пошук документів.


При формуванні справ будь-якого підрозділу слід керуватися вимогами єдиної державної системи діловодства. Основні положення викладені в ГОСТі 51141-98, документах головного архівного управління при уряді РФ, методичних вказівках архівних органів, переліках документальних матеріалів. Необхідно обов 'язково дотримуватися термінів зберігання документів і справ. Якщо організація зі складною структурою і безліччю функцій, то в кожному підрозділі і в усій організації застосовуються єдині принципи систематизації документів, формування та індексації справ. Тому Номенклатура справ відділу кадрів, служби якості, будь-якого іншого структурного підрозділу або самої організації повинні формуватися з урахуванням вимог нормативних документів. 


На першому етапі потрібно визначити коло питань і категорії документів, які повинна включати Номенклатура справ підрозділу або організації. Тут слід виходити з необхідності охопити весь обсяг документації як створюваної, так і отримуваної. При появі в роботі нових питань, не передбачених Номенклатурою, до неї потрібно вносити доповнення. Форма номенклатури справ повинна дозволяти своєчасно актуалізувати її. Тому при індексації справ слід передбачити можливість появи нових індексів і виключити зміну раніше присвоєних індексів вже сформованих справ. Перехідні незакінчені справи переносяться в номенклатуру наступного року зі збереженням початкового номера.

Заголовок кожної справи повинен бути чітким і таким, що повністю розкриває склад справи і зміст документів, які поміщені в дану папку. На теці необхідно вказувати індекс і термін зберігання справи. Об 'єднання справ здійснюється за номінальною ознакою, наприклад, Накази, Протоколи, Розпорядження та інше. Справи можуть формуватися предметно, наприклад, листування з певним кореспондентом, листування про постачання сировини, листування з кореспондентами, об 'єднаними за територіальною ознакою і так далі.

При угрупованні документів слід звертати увагу на терміни їх зберігання. Не можна об 'єднувати в одну справу документи тимчасового і постійного зберігання або з різним терміном зберігання. Не допускається включати у справу чернетки, що не належать до справи документи або варіанти розмножених копій. При формуванні справ необхідно перевіряти наявність у документі всіх підписів, а також правильність його оформлення.

Індексація справ і порядок їх черговості повинні проводитися за ступенем важливості. Першими зазначаються найбільш важливі документи (накази, розпорядження або інші розпорядчі документи). Номенклатура справ повинна містити індекси і заголовки справ, терміни і умови їх зберігання, черговість евакуації. Номенклатура справ затверджується в установленому в організації порядку та узгоджується з посадовою особою Державного архіву регіону. Після закінчення року в Номенклатурі оформляється підсумковий запис із зазначенням кількості справ, які були заведені у звітному році за кожною категорією. Здача справ постійного зберігання в архів або утилізація справ тимчасового зберігання (після закінчення терміну) проводиться в установленому Інструкцією з діловодства даній організації порядку.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.