Бізнес і Економіка

Інвентаризація в бюджетній установі: правила та етапи проведення

Інвентаризація в бюджетній установі: правила та етапи проведення

Будь-яка господарська діяльність на підприємстві передбачає присутність у його володіннях конкретних заощаджень. Сюди належать матеріальні та нематеріальні активи, основні засоби, готова продукція або товар на реалізацію, грошові активи та інший маєток. Якою б не була фірма - великою або дрібних масштабів, виробничої або комерційної спрямованості, державної або приватної - вона повинна в обов 'язковому порядку перераховувати перелік присутнього на ній майна за допомогою проведення інвентаризації. У бюджетних установах дана процедура проводиться з особливою ретельністю.

Поняття інвентаризації

Інвентаризація за своїм первинним визначенням означає перерахунок готівкових позицій, що числяться на обліку майна підприємства, з конкретним зіставленням отриманих результатів з попередньою перевіркою. Дане слово спочатку наводить на думку про звичний термін під назвою "інвентар". Але варто зазначити, що процес проведення інвентаризації в бюджетній установі передбачає кількісний вимір не тільки господарського маєтку або інвентарних об 'єктів, які закріплені за матеріально-відповідальними особами, а й переліку коштів, що зберігаються на рахунках банку і в готівці (в касі), розрахунків з дебіторами і кредиторами, а також фінансових зобов' язань. Основною метою даного заходу є виявлення надлишків або недостач, які можуть виникати в ході господарської діяльності, а також пошук можливих помилок, які були зроблені співробітниками різних ділянок економічного функціонування підприємства в цілому. За підсумком проведення інвентаризації в бюджетній установі винні в недостачах особи підлягають дисциплінарному покаранню у вигляді винесення їм догани або депремування, а також відшкодування понесеного збитку.


Значення для підприємства

Проведення регулярних перевірок на підприємствах, що утримуються за рахунок казенних коштів, є невід 'ємним процесом їх господарської діяльності. Значимість інвентаризації в бюджетних установах обумовлена переліком можливих ситуацій, що підлягають обов 'язковому контролінгу з боку керівництва, а саме:

  • умови передачі маєтку бюджетного підприємства в оренду;
  • умови реалізації або викупу бюджетного майна;
  • контроль стану активу та пасиву державної установи;
  • зміна матеріально-відповідальної особи та передачі справ;
  • наявність фактів розкрадання, зловживання службовим становищем та псування цінностей;
  • ситуації пожеж, стихійних лих та інших надзвичайних ситуацій.

В обов 'язковому порядку інвентаризуються особливо важливі та вагомі складові майна бюджетної установи, до списку яких включено:

  • каса підприємства;
  • медикаментозні препарати;
  • основні засоби;
  • товарно-матеріальні цінності;
  • фонд бібліотеки;
  • перелік дорогоцінних металів і каменів.

Правила проведення

Правила проведення інвентаризації в бюджетній установі регламентуються чинним законодавством. Однією з основних вимог до коректного проведення перевірки казенного майна є обов 'язкове формування складу комісії. Наказом на інвентаризацію в бюджетній установі встановлюються конкретні особи, які входитимуть до членів цієї комісії. У коло осіб, представлених до проведення перевірки, входять виключно співробітники штату цього підприємства, але ніяк не сторонні особи у вигляді експерт-оцінювачів, працівників державних інспекцій і так далі. Обов 'язковими представниками комісії є головний і рядовий бухгалтер, а очолюють її керівник і його заступник. Важливо зауважити, що матеріально-відповідальні особи не можуть входити до складу перевіряючих. Крім членів перевіряючої групи директором установи затверджуються в наказі конкретні терміни проведення перевірки. Після закінчення інвентаризації майна в бюджетній установі проводиться аналіз недостач і надлишків, виявляються винні, проводиться адміністративне стягнення з винних осіб, якщо такі є.

Етапи проведення

Вся робота з перевірки готівки та безготівкових позицій у маєтку державної установи ділиться на кілька етапів.

Перший етап - підготовка. До початку перевірки бухгалтерія повинна завершити роботу з усіма документами про надходження та видачі матеріальних цінностей, а також провести необхідні записи в переліку реєстрів аналітичного обліку, завчасно визначивши залишки на день проведення перевірки.

Другий етап - безпосереднє проведення інвентаризації в бюджетній установі. Готуються відповідні бланки для внесення в них даних за результатами перевірки, вносяться імена членів комісії, проводиться підрахунок, зважування, замір конкретних позицій, що підлягають інвентаризації, після чого приміщення, схильні до перевірки, опечатуються для запобігання підробці або подальшого розкрадання проінвентаризованого майна.


Третій етап - оформлення інвентаризаційних описів. Конкретно встановленими чинним законодавством формами регламентується заповнення результатів перевірки за основними засобами, нематеріальними активами, іншими НМА та запасами, наявності коштів і цінностей, а також бланків суворої звітності, розрахунків з дебіторами і кредиторами та матеріальних коштів на зберіганні.

Четвертий етап - проведення перевірки заповнених описів. Тут підбиваються підсумки інвентаризації основних засобів у бюджетній установі, зобов 'язань, активів і грошових коштів. На даному етапі виявляються надлишки та недостачі майна підприємства.

Інвентаризація ОС

Інвентаризація основних засобів у бюджетних установах є одним з найбільш пріоритетних і відповідальних напрямків у роботі перевірочної комісії. Адже тут необхідно проаналізувати і підрахувати не тільки фактичну присутність на підприємстві активів, а й визначити фізичний стан кожного об 'єкта, що підлягає перевірці. Для цього потрібен досвід і певні навички членів відібраної керівником комісії, оскільки перелік основних засобів часто занадто великий: він включає масу позицій від об 'єктів нерухомості до канцелярських ручок і олівців.

Порядок проведення річної інвентаризації в бюджетній установі за частиною основних засобів, так само як при приватній позаплановій перевірці, включає в себе конкретні принципи аналізу об 'єкта обстеження. Завданням такої перевірки є:

  • перерахунок і фіксація фактичної наявності ОЗ;
  • зіставлення отриманих даних з інформацією бухгалтерського обліку, внесеною раніше в програму "1С";
  • встановлення розбіжностей і виявлення недостач і надлишків, якщо такі є;
  • перевірка об 'єктів, непридатних до використання;
  • виявлення основних засобів, які не відповідають критеріям визнання.

При цьому об 'єкти земельних ділянок з їх будівлями, спорудами, нерухомістю не підлягають обов' язковій річній перевірці, і бюджетна установа не зобов 'язана проводити інвентаризацію таких коштів щорічно - достатньо перевіряти їх раз на три роки.

Інвентаризація каси

Не менш важливим моментом у роботі казенного підприємства є перевірка каси і зберігаються в ній грошових коштів. Метою інвентаризації каси в бюджетній установі є перевірка реального обліку на діючій ділянці касових операцій, а також виявлення відповідності інформації в касових документах з фактичною готівкою. Але в яких випадках перевірка каси є обов 'язковою? Цьому передують наступні ситуації:

  • передача казенного майна в оренду або у власність покупця;
  • переддень складання річної звітності;
  • зміна МОВЛЯВ;
  • виявлення ознак крадіжки, розкрадання, псування майна;
  • форс-мажорні ситуації;
  • стихійні лиха;
  • аварії;
  • надзвичайні ситуації;
  • ліквідація або реорганізація підприємства.

Перед проведенням перевірки всі процеси по руху в касі припиняються, касир надає комісії сукупність всіх ПКО, РКО, грошових відомостей. Будучи матеріально-відповідальною особою, він також підтверджує, що ним здана вся касова документація в бухгалтерію або самим членам комісії, а також дає інформацію про те, що всі прибулі кошти оприбутковані, а вибулі - списані. Потім настає безпосереднє проведення самої перевірки, яка передбачає обов 'язковий перерахунок всіх готівкових банкнот у касі з їх конкретним номіналом, а виявлена за підсумком підрахунку сума звіряється з тією, яка була зазначена касиром у касовій відомості та залишках на кінець періоду. Якщо на підприємстві присутня контрольно-касова техніка, перевірка починається зі звірки чеків і вписаних в них сум з даними в програмі. Не обходять стороною і відсутність переліміту в касі - сума на залишках не повинна перевищувати граничного його значення. Потрібно також зауважити, що помарки, помилки і викреслення в касових документах неприпустимі. Після закінчення інвентаризації касових коштів у двох примірниках комісією складається акт інвентаризації. Один з них передається в бухгалтерію, інший залишається у МОЛ в особі касира.


Інвентаризація зобов 'язань

Інвентаризація зобов 'язань у бюджетній установі спрямована на встановлення достовірної фінансової інформації про звітність та бухгалтерський облік, у процесі якого фахівцями визначається наявність і стан боргів казенного підприємства. Перевірку яких об 'єктів передбачає інвентаризація зобов' язань? Сюди ставляться:

  • предмети кредитів, позик, позичок;
  • конкретні податки і збори;
  • предмети соціального страхування;
  • постачання товарів;
  • виконання робіт і послуг,
  • рівень заробітної плати.

Під час перевірки директором визначається склад перевірочної комісії. Та, в свою чергу, займається оцінкою правомірності проведеного бухгалтерського обліку. Виявляються заборгованості із своєчасної оплати кредитів та процентів за кредитами, визначається відповідність цифр у договорах та фінансовій звітності. Інвентаризація стосується і податкової звітності - розглядаються суми, які були рознесені на субрахунки і які повинні відповідати інформації, внесеній у декларації.

У процесі виявлення боргів перед соціальними фондами звіряються перераховані грошові суми, вишукуються заборгованості. Не менш уважно здійснюється підхід до розгляду заробітної плати кожного працівника, з урахуванням звернення конкретної уваги на встановлені недоплати та переплати.

Крім усього іншого, ведеться спостереження і аналіз розрахунків з покупцями, постачальниками, клієнтами, підрядниками. Аналізуються терміни оплати платіжних доручень, а також перевіряються надані авансові звіти.

Річний перерахунок майна

На проведення річного перерахунку майна державного підприємства іноді запрошуються представники бюро технічної інвентаризації. Бюджетна установа проводить обов 'язкову річну перевірку станом на перше жовтня кожного року (початок четвертого кварталу звітного періоду). Крім перерахованих вище варіантів проведення перерахунку, річна інвентаризація передбачає перевірку наступних складових господарського майна державного підприємства:


  • земля, нерухомість (раз на три роки);
  • запаси, біологічні активи, вже згадана дебіторка, кредиторка, доходи і витрати майбутнього періоду, інші зобов 'язання (щорічно);
  • об 'єкти основних засобів, обладнання, товарно-матеріальних цінностей (щорічно);
  • інвестиції, грошові кошти, незавершене виробництво (щорічно);
  • аграрні об 'єкти (щорічно);
  • бджільництво, розплідники (щорічно).

Під час проведення річної інвентаризації комісією проводиться наступна робота:

  • проведення інструктажу для перевіряючих;
  • організація проведення безпосередньо самої інвентаризації;
  • контроль проведення перевірки;
  • правильність визначення контрольних різниць;
  • повторна перевірка у разі помилки попереднього підрахунку майна;
  • виявлення причин різниці, що з 'явилася;
  • донесення інформації до керівництва за допомогою заповнення інвентаризаційного опису.

Недостача під час інвентаризації

Виявлена при інвентаризації бюджетної установи недостача підлягає аналізу. Саме по собі визначення недостачі являє собою брак товарно-матеріальних цінностей, виявлених в ході перевірки та їх безпосереднього перерахунку. Якщо недостача була підрахована в межах норм природного збитку, штрафні санкції до матеріально-відповідальної особи не застосовуються. У цьому випадку сума недостачі або зіпсованих запасів списується з рахунку обліку за конкретною собівартістю, що включає в себе договірну ціну і частку транспортних витрат, витрачених на ці запаси. Якщо ж недостача перевищує норму природного збитку, то встановлюється винна особа і з неї стягується штраф у розмірі суми, отриманої під час перевірки недостачі.

Надлишки при інвентаризації

Виявлені при інвентаризації в бюджетній установі надлишки підлягають оприбуткуванню. Отримані в результаті проведеної перевірки зайві суми по об 'єктах основних засобів, матеріально-виробничих запасів, грошових коштів та інших активів приймаються на баланс бухгалтерського обліку. Ця операція здійснюється шляхом прийняття надлишку до обліку за поточною ринковою вартістю (якщо мова не йде про грошові кошти - вони припадають у тому номіналі, в якому надішлють, і дані по них записуються в акт проведення інвентаризації касових коштів). Малодосвідчені бухгалтера-новачки або студенти, які не довчилися до кінця і прийшли працювати в бюджетну організацію і приступили до роботи над інвентаризацією, помилково вважають, що надлишки - це не недостача, що страшного в них нічого немає. Але це не так. Особливо якщо мова йде про касу.

У разі, якщо на підприємство нагрянула позапланова раптова перевірка з представниками державної інспекції, виявлені ними надлишки в касі навіть у розмірі однієї нещасної копійки накладаються штрафом на підприємство. Зберігати в касі власні кошти або недовидану здачу категорично заборонено. Рівень грошових коштів у касі повинен чітко збігатися з цифрами, внесеними до відповідної касової документації. Якщо ж мова йде, наприклад, про основні засоби, тоді вони припадають на баланс підприємства, але керівником установи все одно будуть поставлені відповідні питання матеріально-відповідальним особам, які не поставили зайвий основний засіб у потрібні терміни на облік підприємства.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.