Бізнес і Економіка

Бюджетний облік: поняття, організація і ведення

Бюджетний облік: поняття, організація і ведення

Бюджетний облік використовується у всіх без винятку установах і організаціях, які належать до державної форми власності. Він дещо відрізняється від звичної роботи бухгалтерії, проте основних принципів у ньому дотримуються. Всі дії, шаблони документів та інші елементи, які тільки можуть знадобитися для діяльності організації, затверджуються вищестоящими органами і носять не рекомендаційний, а обов 'язковий характер. Є й конкретні приклади, зразки і тому подібні допоміжні документи, які полегшують роботу співробітників.

Що таке бюджетний облік

Названий варіант обліку являє собою чітко регламентовану систему, при якій всі елементи управління установою збираються воєдино і обробляються фахівцями. Він характеризується наявністю великої кількості інструкцій і тому подібних документів, які вказують, як ті чи інші дії зобов 'язані вчинятися в різних умовах. Це дуже сильно полегшує процес робіт, адже інформація, яку дає інструкція з бюджетного обліку, дозволяє відразу приступити до роботи і чітко виконувати всі вимоги, не відволікаючись на всілякі окремі елементи, властиві його класичному варіанту.


Завдання обліку

Існує певний перелік головних завдань, які є основою, що становить облік. Загальна кількість подібних елементів дуже велика, однак якщо скоротити і коротко розглядати дану проблему, можна виділити деякі з них.

Так, зазначений тип обліку необхідний, щоб вишукувати неочевидні, приховані резерви, які б дозволили державі функціонувати більш ефективно. Крім того, бюджетний облік дозволяє проводити тотальний контроль фактичного стану і наявності будь-яких сум грошових коштів, а також різних активів. При правильному веденні він же дає можливість виявляти і своєчасно попереджати будь-які недоцільні витрати і взагалі давати розуміння того, куди саме, в якій сумі і яким чином були використані гроші. Облік такого типу, крім усього іншого, показує результати діяльності конкретної організації. Тобто наскільки прибутковою або збитковою вона є.

Не останню роль відіграють статистичні та звітні дані, які також збираються за допомогою цього обліку. Вони потрібні для накопичення певної інформації, її аналізу, надання зацікавленим особам і в підсумку для формування нових інструкцій, документів, а також для того, щоб наступні зміни в бюджетному обліку максимально відповідали поточній ситуації і були найбільш ефективними в конкретний відрізок часу.

Нормативні документи

Всі базові засади зазначені в спеціальній Інструкції № 148н, яка включає в себе не тільки чіткі визначення того, як саме слід діяти в певних умовах, а й які покарання можуть послідувати при відмові від використання зазначених вимог. Слід зазначити, що в цьому документі є тільки основи і база, які, безумовно, покривають всі сфери діяльності та елементи роботи організації, але можуть бути неповними.

Крім нього існує ще величезна кількість всіляких змін, доповнень тощо, які також впливають на роботу підприємства і в деяких випадках можуть дуже значно змінювати раніше затверджені норми. У теорії керівник організації та інші особи, наділені визначеною владою в окремо взятій установі, зобов 'язані доводити до співробітників всі ці документи відповідним чином і в необхідні терміни.

На практиці співробітнику рекомендується самостійно відстежувати ситуацію і, в міру отримання нової інформації, уточнювати її у керівництва, щоб уникнути можливих проблем надалі. Але і це ще не все, крім всієї цієї документації, слід розбиратися і в стандартній бухгалтерії з усіма її нормативними актами. Рахунки бюджетного обліку хоч і відрізняються від класичних, але робота з ними все одно проводиться приблизно тим же чином, що робить спроби розібратися у всьому цьому досить складними.


Вимоги

Інструкція з бюджетного обліку, а також деякі інші подібні нормативні документи виставляють певні вимоги до його ведення. Вони жорстко закріплені в законодавстві, і за порушенням цих вимог можуть послідувати жорсткі санкції.

  1. Так, будь-які дії, зобов 'язані вчинятися точно в строк.
  2. Звітна інформація повинна відповідати фактичному стану, а сам облік зобов 'язаний проводитися, починаючи з самого першого дня існування організації.
  3. Найбільш простою і зрозумілою вимогою є умова його ведення виключно в державній валюті.

Безумовно, в певних ситуаціях можуть додаватися й інші особливості роботи, але тут вже багато чого безпосередньо залежить від того, яким конкретно чином функціонує організація, чим вона займається, якими є її особливості і так далі. По кожному такому пункту слід проводити додаткову перевірку на наявність умов і вимог, здатних хоча б частково стосуватися роботи установи.

Обов "язки

Основні вимоги виставляються безпосередньо до керівника та головного бухгалтера установи. Саме вони зобов 'язані постійно контролювати проведені роботи, їх фіксацію в документах та облік бюджетних коштів. Тільки вони відповідають за все згідно із законодавством, а вже потім при необхідності можуть карати самостійно доступними і адекватними методами своїх співробітників.

Це розумний підхід, оскільки тільки вони знають (або зобов 'язані знати) всі особливості, які звичайній людині, зайнятій у роботах, просто не потрібні для повноцінної діяльності. При цьому той же головний бухгалтер має можливість вимагати від керівництва вжиття необхідних заходів, метою яких буде відповідний і правильний бухгалтерський облік у бюджетних установах. До цього пункту належать вимоги до організації робочих місць, їх технічного оснащення, найму кваліфікованих співробітників і так далі.

У свою чергу, керівництво може вимагати виділення відповідних сум, на виконання умов співробітників, якщо вони будуть вважатися дійсно вартими уваги і перешкоджають повноцінній роботі організації. Наприклад, кулер для води навряд чи буде відноситися до обов 'язкового обладнання, а от без хоча б найгіршого комп' ютера виробляти облік або виконувати інші аналогічні функції стає практично неможливо. Як наслідок, знадобляться відповідна інфраструктура, зв 'язок через мережеве з' єднання і навіть окрема людина, яка буде стежити за збереженням всього цього.

Структурування

Щоб робота організації була максимально ефективною, всі дії виконувалися точно і в строк, а звітність дійсно відповідала пред 'явленим до неї вимогам, необхідний досить великий штат співробітників, кожен з яких буде виконувати чітко визначені функції. Це допомагає розбивати робочий процес на частини і дає можливість комфортно і якісно працювати в своїй області навіть при наявності мінімальних знань, адже дійсно досвідчена людина вимагатиме високої оплати, на що організація може і не погодитися.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах передбачає наявність касирів, провідних бухгалтерів (або співробітників, які будуть поєднувати обидві функції). Крім того, можуть бути присутні заступники (зазвичай один, але іноді буває і більше) і, природно, головний бухгалтер. При такій схемі начальник контролює основні сфери діяльності та особливості. Більш детально вони контролюються і направляються заступниками, а виконують всю роботу безпосередньо рядові співробітники.


Документація

Існує понад 40 базових форм первинної документації, яка зобов 'язана використовуватися в державній установі для того, щоб управлінський облік був якомога більш наближеним до вимог законодавства. Фактично всі вони розділені на дві групи, приблизно однакові за кількістю зазначених документів, одна з яких відноситься до фірм будь-якої форми власності, а друга стосується виключно бюджетних організацій.

У свою чергу, бюджетний бухгалтерський облік має власний поділ зазначених первинних документів на три основні групи. Всі вони потрібні для якісної роботи підприємства і дозволяють охопити абсолютно всі сфери діяльності.

Так, виділяють приблизно рівні за кількістю шаблони, що відповідають за розрахунок і нарахування заробітної плати, проведення будь-яких операцій з касою, а також регулюють роботу з матеріальними активами. Найменшою групою документів є ті, які не увійшли в жодну з категорій і охоплюють деякі досить специфічні сфери діяльності, не всі з яких існують на підприємстві.

Автоматизація

Як і в звичайному бухгалтерському обліку, активно застосовуються всілякі автоматизовані системи, що істотно полегшують роботу співробітників, а також дають максимально точні і достовірні дані на підставі введених цифр.

Зручність подібних програм давним-давно перевірена і схвалена всіма співробітниками, які зобов 'язані працювати з бухгалтерським, податковим або управлінським обліком. Вони миттєво видають всю необхідну інформацію, не змушують користувача довгий час навчатися роботі з ними, сигналізують про закінчуються терміни здачі звітів і так далі. Більшість сучасних бухгалтерів, в принципі, смутно собі уявляє роботу організації без таких допоміжних засобів.


Облік і звітність

Всі сфери діяльності підприємства тісно пов 'язані зі звітністю. Це одна з основ, яка є обов 'язковою для всіх і дозволяє накопичувати достатні для аналізу, контролю і перевірки дані. Виділяють кілька базових варіантів звітів у бюджетних організаціях, які в обов 'язковому порядку повинні своєчасно складатися і подаватися до вищих інстанцій:

  • звіт про виконання бюджету;
  • про результати діяльності;
  • про рух коштів.

Як можна помітити, всі вони дозволяють контролюючим органам проводити детальний аналіз стану організації, її особливостей, поточних проблем, напрямки розвитку і так далі. Зазвичай до всіх цих документів додається також і пояснювальна записка, в якій уточнюється та чи інша не зовсім зрозуміла відразу інформація.

Додатково подаються балансові відомості та будь-які інші документи, які будуть потрібні відповідним інстанціям, якщо виникне необхідність прояснити певні моменти, цифри або інші особливості діяльності підприємства.

Відмінності від стандартного обліку

Бюджетний облік багато в чому схожий зі звичайним, який використовується на приватних підприємствах, у фірмах і організаціях. Основні відмінності криються в, здавалося б, дрібних деталях на зразок плану рахунків і в особливостях класифікації тих чи інших дій. Але насправді, якщо вникати у все це детально і докладно, виявиться, що дані елементи є ключовими і впливають на всю структуру роботи організації дуже серйозно.

Конкретніше про це питання можна сказати, тільки порівнюючи два різних підприємства схожого типу, одне з яких буде приватним, а інше - державним. Управлінський облік, як і будь-який інший, у приватній компанії буде, з одного боку, більш простим і зрозумілим, а з іншого, при наявності великої кількості внутрішніх нормативних документів, набагато більш складним і заплутаним. Та ще й у деяких випадках перетинається з чинним законодавством.


Підсумки

Загалом, якщо підводити підсумок всьому вищесказаному, бюджетний тип обліку є хоч і складним на початкових стадіях розуміння, на відміну від звичайної його форми, але набагато простішим надалі.

Головним завданням для повноцінного розбору проблеми повинен стати розбір всієї законодавчої бази, яка хоч якось може стосуватися даної проблеми. Після цього працювати стане набагато простіше і зрозуміліше, навіть з урахуванням постійних правок і змін. У свою чергу, стандартний тип роботи майже будь-якої більш-менш великої фірми передбачає той факт, що співробітники будуть враховувати не тільки вимоги законодавства, але і побажання роботодавця, співвідносячи їх із законами та інструкціями.

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.