Бізнес і Економіка

Авансовий звіт - це... Авансовий звіт: зразок заповнення

Авансовий звіт - це... Авансовий звіт: зразок заповнення

Авансовий звіт - це документ, яким підтверджується витрачання коштів, виданих підзвітним співробітникам. Він оформляється одержувачем грошей і надається в бухгалтерію для перевірки. Після цього авансовий звіт передається керівнику на затвердження. Витрати, відображені в документі, підлягають списанню в порядку, встановленому ПБУ. Розглянемо далі особливості та зразок заповнення авансового звіту.

Видача коштів

Отримання готівки підзвітним працівником здійснюється в касі підприємства. Підставою для цього виступає видатковий ордер. У ньому має зазначатися цільове призначення коштів.


Керівник підприємства видає наказ, в якому закріплює перелік службовців, які мають право отримати кошти на господарські потреби. У цьому ж локальному акті встановлюються терміни, на які суми можуть бути видані.

Складання авансового звіту

Цей документ передається до бухгалтерії у триденний строк з моменту закінчення періоду, на який були видані кошти. Бланк здається разом з паперами, що підтверджують витрачання грошей. При цьому співробітник здійснює розрахунок витрат і залишку коштів.

Зразок заповнення авансового звіту: лицьова сторона

Документ надається в одному екземплярі.

Якщо взяти будь-який зразок авансового звіту, можна побачити, що він заповнений з обох сторін. На лицьовій частині підзвітний співробітник вказує:

  • Номер документа.
  • Дату заповнення авансового звіту.
  • Ф. І. О., посада та відділ, в якому він працює.
  • Табельний номер (за наявності).
  • Призначення авансу.

Ліворуч на цій стороні необхідно заповнити таблицю. У ній наводяться дані про попередній аванс, кошти, отримані в даний час, суму витрат, перевитрати та залишок.

Зворотний бік

Зворотна частина зразка авансового звіту призначена для зазначення переліку документів, що підтверджують витрати. В якості них можуть виступати:


  • Посвідчення відрядження.
  • Чеки ККМ.
  • Квитанції.
  • Товарні, транспортні накладні.
  • Рахунки-фактури тощо.

Підзвітний співробітник вказує також суми витрат за документами. Нумерація паперів, доданих до звіту, здійснюється в порядку їх зазначення в бланку.

Нюанс

На лицьовому боці присутній рядок 1а, а на зворотному - 6 і 8. В авансовому звіті ці поля заповнюються у разі, якщо кошти були видані підзвітній особі в інвалюті. Наприклад, службовець був направлений у відрядження за кордон.

Рекомендації для бухгалтера

Спеціаліст заповнює спочатку лицьову сторону бланка. В першу чергу, в таблицю "" Бухгалтерський запис "" необхідно внести відомості про номери кореспондуючих рахунків і суми.

На зворотному боці бланка відображаються витрати, прийняті до обліку. В авансовому звіті ці відомості заносяться до графів 7 і 8. Крім того, зазначаються рахунки (субрахунки), за дебетом яких проводяться суми витрат (гр. 9).

Після цього оформлюються підтвердні документи, перевіряється правильність оформлення бланка та цільового витрачання коштів. Завершивши всі процедури, бухгалтер ставить позначку на звіті. Він вказує, що документ перевірений, і затверджена сума витрат (вона пишеться цифрами і прописом).

На лицьовій стороні також заповнюється розписка, яка передається підзвітному співробітнику.

На бланку повинні стояти підписи співробітника і гл. бухгалтера, який перевіряв документ, з розшифровками.


За необхідності до форми звіту вносяться відомості про суми залишку або перевитрати, реквізити документів (ордерів), за якими здійснюватиметься остаточний розрахунок.

Затвердження керівником та списання сум

Перевірений звіт передається директору організації. Він повинен його підписати. Для цього у верхній частині на лицьовому боці документа є відповідна графа. Підписати бланк може не тільки керівник, а й інший співробітник, який має повноваження. Після затвердження звіт приймають до обліку на списання коштів.

Залишок авансу припадає в касу підприємства.

Заборона

Якщо підзвітна особа має заборгованість за раніше наданими авансами, видача коштів не допускається. Крім того, заборонено передавати гроші, отримані службовцям, третім особам.

Терміни зберігання

Вони встановлюються законодавством. Для різних документів встановлені свої періоди зберігання. Як правило, підприємства вибирають максимальний період.


На підставі підп. 8 1 пункту 23 статті ПК, податкові та бухгалтерські папери та інші довідки необхідно зберігати не менше 4-х років. У п. 4 283 норми Кодексу передбачено 10-річний період для документів, що підтверджують збитки. Варто сказати, що відомості про витрати використовуються організаціями для зменшення оподатковуваної бази.

У ФЗ № 402 встановлено, що зберігати первинну документацію потрібно не менше 5 років з моменту завершення звітного періоду.

Робота в "" 1С ""

Авансовий звіт оформляється, як правило, на комп 'ютері. Для цього можна використовувати програму Exel або 1С. Остання застосовується на більшості підприємств. Розглянемо коротко схему оформлення в "" 1С "".

Для роботи потрібно відкрити документ "" Авансовий звіт "". Його створюють з вкладки "" Виробництво "" або "" Каса "". У меню слід вибрати потрібний пункт.

Після цього відкриється журнал документації. Тут зберігаються дані про всі звіти. Щоб створити новий документ, натисніть кнопку "Додати". Далі необхідно вибрати "Фізична особа" ".


Потім вибирається потрібний тип документа. Наприклад "" Видача коштів у касах по РКО "". Далі відкриється журнал ордерів. Тут вибирається потрібний документ.

У табличній частині відображаються відомості, присутні в ордерах.

Після цього заповнюється друга закладка. Тут потрібно вказати продукцію, придбану підзвітним співробітником. Наприклад, це можуть бути бланки. Натиснувши "+", можна додати нову позицію.

Якщо під час придбання використовувалася поворотна тара, цю інформацію необхідно відобразити у відповідній графі.

При оприбуткуванні матеріалів і товару за допомогою порожніх. 631 використовується вкладка "Оплата" ". У графі "Інше" відображається інформація про додаткові витрати. Наприклад, це можуть бути витрати на паливно-мастильні матеріали, користування Інтернетом тощо.


Щоб вивести документ на паперовий носій, натисніть кнопку "Друк".

Image

Publish modules to the "offcanvas" position.